Club de Camping
et de Caravanin
de Québec Inc.
C.C.C.Q.

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Guide de la direction
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Ce guide est à l’usage exclusif des présidents(es), directeurs(trices) ainsi que les membres du Club de Camping et de Caravaning de Québec Inc. (CCCQ) dans le conduite des affaires du CCCQ.  Il demeure à la discrétion de chaque président(e) de l’utiliser et le partager avec les membres de son bureau de direction.  Il se veut un outil de référence seulement et ne peut remplacer les règlements du CCCQ.  Il peut être modifié à tout instant par le président en devoir et les directeurs sont invités à le compléter pour chacun de leur rôle. 

 

On prendra note que le masculin est utilisé à la seule fin d’alléger le texte et que le féminin y est tout aussi prépondérant.


 

INDEX

 

RESPONSABILITÉS DES DIRECTEURS

ACCUEIL

MOUSSES, JEUNES, ADOS

PASTORALE

PLEIN-VENT et BOTTIN

PRÉSIDENT

PUBLICITÉ

SECRÉTAIRE

SOCIAL

SPORTS

TERRAINS

TRÉSORIER

VÉRIFICATEURS

VICE-PRÉSIDENT

 

LES RÉUNIONS DE LA DIRECTION

        1ère réunion (mi-novembre)

        2ième réunion (début janvier)

        3ième réunion (mi-février)

        4ième réunion (mi-mars)

        5IÈME réunion (mi-avril)

        6ième réunion (mi-juillet)

        7ième réunion (mi-septembre)

        Pré-assemblée générale annuelle (début novembre)

 

Conduite de l’assemblée générale annuelle

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Responsabilités et tâches
des directeurs 


 

 

 



ACCUEIL

 

Le directeur(trice) de l’acceuil est responsable de :

 

L’accueil et l’enregistrement des membres à chacune des sorties de la saison de camping et tenir des listes de membres et statistiques à cette effet et remettre ces feuilles en cours d’année ou à la fin de la saison au responsable des statistiques du Club; habituellement c’est celui qui s’occupe du Bottin.

 

À chaque fin de semaine il remettra les statistiques au président pour qu’il en fasse l’annonce lors de son message aux membres du dimanche.

 

L’accueil et l’enregistrement des membres aux activités hors saison comme lors de la cabane à sucre par exemple.

 

Il s’occupera de prendre les présences à l’assemblée générale annuelle, malgré que ce rôle puisse être partagé avec le secrétaire du Club.  Il distribuera la documentation de l’assemblée générale.

 

Il s’occupera de l’accueil des membres lors du souper de fermeture en novembre suite à l’assemblée générale annuelle.  Collectera les contributions des membres pour le souper.

 

 

1re sortie

 

-          S’assurer que vous avez tout le matériel nécessaire en magasin pour pourvoir en Crest, auto-collants, chiffres, bracelets, etc.

-          Préparer les chiffres et Crest pour remettre à chaque nouveau membre (pour l’ouverture) et tenir un bilan à cet effet.

-          Préparer les coupons (250) déjeuner/souper pour l’ouverture.  Chaîne téléphonique.

 

Affaires courantes

 

1.                  Assister aux réunions prévues par le Président.

 

Le vendredi :

 

2.                  Installer la pancarte pour l’accueil sur le terrain de votre unité.

3.                  Afficher la plaque de directrice sur la vitre avant de votre unité.

4.                  a) Avoir en main la liste de présence pour la fin de semaine et faire les inscriptions dès 16 heures le vendredi.  Indiquer sur la ligne du membre qui s’inscrit le nombre d’adultes (et d’enfants) et demander s’ils seront présents la semaine suivante en l’indiquant par « oui » ou par « non » dans la dernière colonne.  Faire parvenir la liste des présences au responsable du Bottin et des statistiques, en format papier ou par courriel.

b) Distribuer le programme remis par le responsable de la fin de semaine.

c) Distribuer coupons aux membres inscrits lorsqu’il y a soit souper, dîner ou   déjeuner.

5.                  Offrir des friandises sur la table de l’accueil, pour distribution (acheter le nécessaire, garder les factures pour remboursement : un montant de $200 est alloué pour la saison).

6.                  Si un membre a des invités, les inscrire sur la liste de présence, en indiquant le nombre d’enfants et d’adultes invités.  Donner un bracelet de couleur pour chaque personne invitée et faire la collecte, soit $2 par enfant, $10 pour un adulte, $15 par couple ou par famille.  Distribuer coupons lorsqu’il y a repas.  Se munir d’une petite caisse pour la cueillette de l’argent.

 

Le samedi :

 

7.                  Entre 10 h et 12 h :  Assurer la continuité de l’inscription.

8.                  Faire la compilation de chaque colonne de la liste de présence et faire un compte rendu que vous remettrez au président le dimanche matin.

9.                  Faire une compilation de tous les « oui » des membres qui seront présents la semaine suivante. Les responsables de la fin de semaine qui suit demandent combien ont dit « oui » pour leur fin de semaine.

10.              Compléter la feuille « compte rendu de la fin de semaine » et y inscrire tous les détails demandés, soit : Nom du camping, Fin de semaine du, Nombre d’unités, d’adultes, d’enfants, d’invités : Total - et conserver dans un cahier anneau.

11.              Demander au responsable de la fin de semaine s’il y a tirage de prix et préparer des coupons en indiquant le numéro de chaque membre présent, mettre le tout dans une boîte à cet effet et remettre au président pour le dimanche matin.

 

 

 

 

À la fin de la saison :

 

12.              Chaîne téléphonique : Appeler tous les membres dont vous aurez la liste, pour prévision des repas/souper pour la fermeture ainsi que pour l’Assemblée générale.

13.              À l’Assemblée générale, faire l’inscription des membres sur la liste prévue à cet effet et prévoir distribution de coupons/souper à remettre à chaque membre inscrit et collecter l’argent (prévoir caisse pour la cueillette de l’argent).

14.             Préparer coupons de tirage pour chaque membre qui aura fait 10 sorties et plus avec le Club durant la saison.

 


 

Mousses, Jeunes et Ados

 

Les enfants dans le Club sont regroupés en trois unités selon l’âge, soit :

 

Mousses = 7 ans et moins

Enfants = 8 à 12 ans

Ados = 13 à 17 ans

 

Il y a un directeur pour chacun des ces trois groupes.

 

Le directeur d’un groupe d’enfants a la responsabilité d’organiser une activité le samedi matin, soit une activité physique, du bricolage, des sorties en vélo, des visites, excursions, etc…

 

Aussi, durant la saison officielle, soit entre l’ouverture et la fermeture officielle, il préparera une fin de semaine spéciale pour son groupe. 

 

Pour les ados, cela pourra inclure l’organisation d’un feu de camp le vendredi soir, selon la demande et la possibilité d’une telle activité.

 

 

 

Pastorale

 

Le directeur de la pastorale et son comité aura la responsabilité de la célébration du culte le dimanche matin.

 

Il verra à déterminer les fins de semaine où il y aura une célébration de la liturgie et contactera un prêtre à cet effet.  Il prendra tous les arrangements avec le prêtre en question et négociera les coûts de sa présence, en accord avec les limites budgétaires imposées par le comité de direction.

 

Avec son équipe, il s’occupera de toute la réparation matérielle pour la célébration du culte.  Il verra à trouver les personnes qui s’occuperont de la chorale, ceux et celles qui distribueront la communion, qui ramasseront les dons.

 

Il n’y a plus de budget spécifique pour la pastorale, maintenant c’est un poste précis inclus dans le budget général du Club; en conséquence, il remettra la recette de la quête et demandera au trésorier un chèque au montant prescrit pour défrayer les coûts du célébrant.

 

À l’ouverture et à la fermeture officielle, pour après la célébration dominicale, lui et son équipe organiseront une petite activité pour les membres du Club, tel qu’un léger goûter du genre crudités, ou un vin et café d’honneur.  De même, comme les autres directeurs, il prendra sous sa responsabilité l’organisation d’une fin de semaine à thème.

 

PLEIN-VENT

 

Le directeur du journal a la responsabilité de la rédaction, l’impression et la distribution du journal le Plein-Vent trois fois par année financière de même que pour le Bottin et ce une fois par année.

 

Avec l’aide du secrétaire, il tiendra un inventaire des changements dans le Bottin en ce qui a trait aux données sur les membres afin d’apporter les corrections dans le Bottin de l’année subséquente.

 

Il sera en étroite relation avec le directeur de la publicité afin de faire les changements appropriés dans le journal et le bottin en ce qui a trait aux annonces des commanditaires.

 

Il y a trois parutions du Plein-Vent durant l’année, voici les dates avec les détails d’envoie.

 

Volume et numéro

Mois couverts

Derniers

Articles

Imprimeur

Mallé ou remis le…

Vol xx, Num 1

Février, mars, avril, mai

1 janvier

15 au 31 janvier

Mallé du 1 au 15 février

Vol xx, Num 2

Juin, juillet, août, sept.

1 mai

15 mai

Remis à l’ouverture; les autres mallés vers le milieu de juin

Vol xx, Num 3

Oct., nov., déc., janvier

1 sept.

15 au 30 sept.

Mallé du 1 au 15 octobre avec la convocation à l’assemblée générale

 

Dans le Plein-vent précédent, on donne une date précise pour que les derniers articles nous parviennent des membres et des directeurs; par exemple, pour le Numéro 3, on demande que les articles nous arrivent avant le 1er septembre, on va ensuite porter le CD chez l’imprimeur vers le milieu de septembre et il nous livre le PV environ 3 jours plus tard.

 

CD = Il faut faire le PV en Publisher version 2000.  Il ne faut pas prendre une version plus récente car l’imprimeur travaille avec 2000.

 

IMPRIMEUR = Pro-Copies, 330 rue Saint-Rock, en arrière du Palais de Justice de Québec.

 

FACTURE = L’Imprimeur nous remet une facture que l’on remet au trésorier et celui-ci effectuera le paiement.  L’imprimeur en envoie aussi une copie par la poste au trésorier.

 

COPIES = il faut faire autant de copies qu’il y a de membres, plus le nombre de commanditaires qu’il y a dans le PV (compter aussi les membres commanditaires car il y en a qui veulent recevoir une copie pour le bureau), quelques-uns de plus pour des nouveaux membres et pour le directeur de la publicité qui en a besoin pour sa sollicitation.  Donc, par exemple, avec 160 membres, plus 53 commanditaires, on ferait faire 225 copies.

 

MALLE = Pour les commanditaires, on malle toujours les PV, peu importe le numéro (1, 2 ou 3).  Pour les membres, on malle les PV Num. 1 et 3; le numéro 2, on le distribue aux membres lors de l’ouverture officielle sur le camping à l’accueil, puis on continue jusqu’à la mi-juin à en distribuer lors des autres fins de semaine. Puis vers le 20 juin, on malle la balance aux membres qui ne l’ont pas encore pris à l’accueil.

 

Le ou la président (e) doit écrire à chaque parution du Plein Vent  et dans le Bottin , un message aux membres.  Les messages du président(e) peuvent être également être publié sur le site Internet du club.

 

BOTTIN

 

Dès que la direction a terminé avec l’adhésion des nouveaux membres et qu’il est confirmé que des anciens membres ne renouvelleront pas, on prépare le bottin pour l’envoyer à l’imprimeur.

 

On fait imprimer le Bottin au même endroit que le Plen-Vent

 

On en fait imprimer pour que les membres en aient deux chacun et un par commanditaire (uniquement les commanditaires du Bottin, pas ceux du Plein-Vent) et quelques-uns en surplus au cas où des membres perdraient le leur ou pour des nouveaux membres.

 

On n’inscrit pas le prix des terrains dans le Bottin, on les met plutôt sur une feuille séparée avec d’autres détails sur les terrains, qu’on mettra dans une enveloppe que l’on postera  aux membres avec leurs Bottins.  On n’attend pas de donner les Bottins en même temps que les PV à l’ouverture officielle, on poste les Bottins avant de commencer la saison, donc vers le mois d’avril ou on peut  les remettre lors de la cabane à sucre.

 

PRÉSIDENT

 

Il est le premier dignitaire et représentant du Club.

 

Le Président dirige toutes les assemblées générales et celles du Conseil d’administration; il est membre d’office ou peut se désigner un représentant du Conseil d’administration à tous les comités du Club.

 

En plus de son droit de vote aux assemblées générales des membres et en cas d’égalité des voix, le Président a droit à un second vote qui devient prépondérant.

 

Le Président exerce l’autorité et s’acquitte des devoirs que le Conseil d’administration lui prescrit.

 

Il est un leader et en ce sens il ne peut prendre les décisions seules et de façons unilatérales, ce qui a pour conséquence qu’il dirige le conseil d’administration afin que les décisions soient prises au vote de la majorité (50% + 1) des réunions quant il y a quorum (7 administrateurs).  Dans des situations urgentes, il prendra ses décisions après avoir consulté d’autres directeurs présents, idéalement au moins le vice-président, le secrétaire et le trésorier.

 

Publicité

 

Le directeur de la publicité aura le mandat de voir au maintien des commanditaires actuels du Club, soit les annonceurs dans le Plein-Vent et le Bottin et ceux qui fournissent des commandites spéciales lors des fins de semaines.

 

Il verra aussi au recrutement de nouveaux commanditaires.

 

Il sera aussi responsable de tenir un registre des commanditaires pour savoir qui a payé sa contribution, qui doit le faire bientôt et le contacter à cet effet et savoir qui est en retard pour relancer rapidement le responsable chez le commanditaire.


SECRÉTAIRE

 

En vertu du règlement # 17.1 et 2 du Club, il est le seul à devoir rester en poste advenant toute situation particulière.

 

Il assure la garde des archives du Club et touts documents légaux comme la constitution et autres enregistrements.

 

Il se rend régulièrement au bureau de poste pour récupérer le courrier adressé au casier postal du Club.

 

Il effectue la correspondance officielle du Club, au nom de la direction.

 

Il convoque les réunions, prépare les ordre-du-jour, prends les minutes lors de la réunion et produit les compte-rendus qu’il distribue aux membres de la direction dans les deux semaines suivantes ou lors de la prochaine réunion, selon les vœux du groupe.

 

Il convoque les membres à l’assemblée générale annuelle, prépare l’ordre-du-jour de la réunion, demeure à la table du bureau des élections jusqu’à la présentation du nouveau bureau de direction.  Prépare le compte-rendu de l’assemblée générale pour le remettre rapidement au nouveau bureau de direction.

 

Tient le registre des aspirants-membres, conserve les applications de ces aspirants, détermine leur numéro de membre lorsqu’ils sont acceptés et leur faire parvenir une lettre d’acceptation leur précisant leur numéro de membre et leur demandant le montant à débourser pour devenir membre et la cotisation annuelle.

 

Il adressera des lettres de remerciements aux commanditaires pour leur généreuse contribution, plus particulièrement ceux qui ont contribué directement à une fin de semaine de l’été.

 

En vertu du règlement #22.3 du Club, Le secrétaire doit transmettre à tous les membres, une copie du texte des amendements proposés aux règlements que le Conseil d’administration leur soumet pour approbation ou ratification.  La copie du texte doit leur être transmise aux moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée ou sept (7) jours avant l’assemblée générale spéciale, au cours de laquelle lesdits amendements sont soumis.  Les amendements sont approuvés ou ratifiés par vote majoritaire des membres présents à moins que la Loi n’exige une majorité plus élevée. (Procès-verbal 2 mai 1990, procès-verbal 2 novembre 2002)

 

SPORTS

 

 

Le directeur des sports a la charge des activités sportives durant les fins de semaine de l’été, en ce qui a trait aux adultes, car pour les enfants il y a des directeurs spécifiques (Mousses, Jeunes et Ados).

 

Il verra à organiser une activité sportive le samedi matin obligatoirement et accessoirement le samedi après-midi et le dimanche matin.

 

Il planifiera pour qu’à la fin de la saison, le Club puisse déterminer des champions tels que M. et Mme Pétanque, M. et Mme Fer, etc….

 

Il s’assurera de la disponibilité du matériel de sport dans la remorque du Club et son maintien en bon état; au besoin il remplacera ou fera réparer le matériel défectueux.

 


SOCIAL

 

Le directeur du social donnera du support aux responsables de fin de semaine pour le côté social et divertissement.

 

Lorsqu’il n’y a pas de responsable de fin de semaine, il verra à organiser une activité pour le vendredi soir comme des jeux de cartes, bingo ou autres et s’assurera qu’il y aura une soupe ou un café à la fin de la soirée.  De même, s’il n’y a rien de cédulé au programme pour le samedi soir, il verra à préparer une activité comme un feu de camp par exemple.

 

Pour les fins de semaine d’ouverture et de fermeture, il animera les soupers et les soirées.

 

Lors de la soirée de l’assemblée générale, de pair avec le président, il organisera la soirée et agira comme maître de cérémonie durant la soirée.

 

En dehors de la saison estivale, il dirigera le bureau de direction dans l’organisation d’activités comme une soirée de quille par exemple, ou la cabane à sucre.

 


Terrains

 

Le responsable des terrain avec son équipe s’assurera de la réservation des terrains pour l’été subséquent.

 

Il établira une cédule des terrains pour la prochaine saison de camping et rencontrera les propriétaires ou responsables des terrains de camping pour la signature des contrats avec ceux-ci.  Les contrats contiendront toutes l’information nécessaire sur les divers prix, la gratuité d’un terrain pour le président et possiblement un deuxième pour le responsable de la fin de semaine.

 

Il aura toujours en main lors de sa présence les fins de semaine, le dossier des contrats des terrains de camping pour la saison actuelle.  C’est lui qui rencontrera le propriétaire ou son responsable pour toutes questions en regard du contrat avec le terrain.

 


TRÉSORIER

 

Après son élection au conseil d’administration, il verra à se rendre à la banque avec une résolution du nouveau CA pour faire les changements de signatures et administrateurs du Club de Camping.

 

Il complétera à chaque année la déclaration provinciales des entreprises.

 

Il fera rapidement les dépôts de commandites, de cotisations et tout autre revenu dans le compte avec opérations et/ou placement.

 

À chacun des responsable de fin de semaine, il faut remettre une feuille « aide-mémoire » pour aider ceux-ci à ne rien oublier dans la préparation de leur fin de semaine.

 

Il faut aussi remettre aux responsables de fin de semaine, une feuille de contrôle financier afin qu’ils puissent bien reporter tous les revenus et toutes les dépenses de leur fin de semaine.

 

Il révisera les bilans de fin de semaine et s’il décèle des anomalies, il en parlera au responsable de la fin de semaine ou avec le président au besoin, pour qu’ensemble ils prennent les mesures qui pourraient s’imposer.

 

Il assurera le contrôle des cotisations et contactera les retardataires pour connaître leur position.  Il déposera rapidement les cotisations que le Club recevra.

 

Il s’assurera de la réception des commandites et contactera le responsable de la publicité pour l’aviser des retards ou autres anomalies.

 

Il complétera au fur et à mesure, SANS DÉLAIS, tous les tableaux en détails du fichier Excel qui contient le :

q       Grand livre

q       État des revenus et dépenses

q       Bilan

q       Activités

 

Une fois son mandat complété ou lorsqu’il désire remettre sa démission, avant que celle-ci ne soit acceptée, le trésorier doit faire vérifier ses livres comptables et remettre sans délai au Conseil d’administration tous les livres, documents, argents, valeurs qu’il a en sa possession appartenant au Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)

 

Il lui appartient d’approuver les dépenses et de signer ou contresigner les chèques du Club avec le Président, le secrétaire ou le premier vice-président et de déposer dans une institution financière déterminée par le Conseil d’administration, les deniers du Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)

 

Une fois son mandat complété ou lorsqu’il désire remettre sa démission, avant que celle-ci ne soit acceptée, le trésorier doit faire vérifier ses livres comptables et remettre sans délai au Conseil d’administration tous les livres, documents, argents, valeurs qu’il a en sa possession appartenant au Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)

 

Vérificateurs

 

À chaque assemblée générale annuelle, sont nommés trois vérificateurs pour l’année qui débutera.

 


VICE-PRÉSIDENT

 

En l’absence du Président, le premier vice-président exerce ses pouvoirs et le remplace dans ses fonctions.  En l’absence du Président et du premier vice-président, les pouvoirs et l’autorité de ces derniers sont dévolus au second vice-président.Les réunions de la direction

 

RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

 

Il est fortement recommandé que les directeurs (trices) puissent  être tous présents aux réunions; ces derniers représentent les membres du club et on s’assure ainsi d’une meilleure représentativité de tous les membres et que l’information circule au sein de tout le conseil d’administration, non pas uniquement pour un comité exécutif.

 

Cette cédule des réunions n’est qu’une recommandation, la direction tiendra des réunions aux moments qui lui conviendra et en fera ad-hoc au besoin.

 

 

Le comité de direction devra prendre les décisions suivantes lors de sa première réunion, à savoir que le directeur(trice) peut ou non être accompagné de sa conjoint(e) aux réunions, cependant, seul le membre élu(e) aura droit de vote.  De même, le comité de direction décidera à sa première réunion que lorsqu’un(e) directeur(trice) ne peut être présent(e) à une réunion, le conjoint(e) peut assister à la réunion à sa place, et déterminer s’il aura la possibilité de voter ou non.

 

Les renseignements qui sont soulignés doivent être abordés à toutes les réunions.

 

1ère réunion du Conseil d’administration

            (Normalement dans les semaines qui suivent l’assemblée générale de novembre)

 

q       Mot de bienvenue du président (e)

q       Lecture et adoption de l’ordre du jour  (pour celle-ci et adoption d’un modèle pour les suivantes)

q       Remise des documents du CCCQ (liste téléphonique temporaire, aide-mémoire pour les organisateurs de fin de semaine, formule d’adhésion)

q       Attentes des directeurs (trices) et du président (e) pour l’année

q       Élections du 1er et 2ième vice-président (e); à la discrétion du président, ils peuvent être choisis d’avance

q       Thème pour la saison  (musiques, chansons populaires, slogan, thème…)

q       Transfert des signatures. Une date doit être déterminée avec le trésorier et le 1 er vice-président. (Banque de Montréal aux Galeries Duplessis à Ste-Foy)

q       Case postale, remettre les  clés à la secrétaire et à un autre directeur

q       Poste (s) vacant (s), décisions à prendre s’il y a lieu

q       Prévoir un texte pour le Plein-Vent, pour chacun des directeurs qui le désirent et ne pas oublier le mot du président.  Déterminer une date de tombé (voir à la fin du texte pour des détails sur la préparation du Plein-Vent.

q       Vérification pour les assurances, communiquer avec la compagnie pour le changement du responsable au contrat. C’est le nom du président qui doit figurer sur le contrat.

q       Planification du choix des fins de semaine (exception pour certains directeurs qui ne peuvent prendre de fins de semaine).

q       Fin de semaine spéciale à prévoir, budget, responsables (comme le 50ième anniversaire du Club par exemple, ou la fin de semaine des aînés)

q       Faire une prévision des Budgets alloués aux directeurs (mousses, jeunes, ados, accueil, pastorale, sports, artisanat …)

q       Faire une prévision des Budgets alloués pour les fins de semaine régulières

q       Prévoir le message (critères) pour la  soumission du transport de la remorque dans le prochain Plein-Vent

q       Avoir un aperçu des renouvellements des membres (cotisation) par le trésorier

q        Prévoir une date pour un souper pour les directeurs, à la discrétion de chaque conseil (le Club donne 40.$ par couple, soit 20.$ pour le directeur et 20.$ pour le conjoint).

q        Prévoir les activités spéciales pour l’hiver (soirée de quilles, de pétanque, carnaval, cabane à sucre, joutes des Remparts, ski, patins, etc…) et nommer des responsables à ces activités et mettre des messages dans le Plein-Vent pour les annoncer.

q       Cartes des membres à prévoir avec Robert Noël ou entreprise

q       Récupérer et commander les cartons plastifiés de titre de directeur pour afficher dans les unités et les remettre aux nouveaux directeurs.

q       S’assurer de l’inventaire des chiffres et des crests du Club (collants), afin de s’assurer qu’il y en a assez pour faire les plaques pour les nouveaux membres et leur en remettre un (Crest et chiffres) pour qu’ils puissent les afficher sur leur unité.

q       En l’absence du Président les fins de semaine, déterminer une procédure à suivre

q       Une demande aux membres du comité, d’avoir une photo de chacun des membres afin de mettre sur le site du CCCQ, à la discrétion pour chacune des personnes

q       Présenter l’entrepôt Presto pour des achats économiques.  Il n’est plus obligatoire d’avoir un numéro de membre, le grand public peut y aller.

q       Déterminer si aux réunions de direction le conjoint(e) peut accompagner le directeur(trice)

q       Déterminer si en l’absence du directeur, le conjoint(e) peur le remplacer à une réunion et s’il aura droit de vote.

q       Fonctionnement du CCCQ

-         chapiteau

-         machine à jus

-         remorque

-         terrains fournis

-         programme de la fin de semaine à remettre la semaine précédente au directeur de l’accueil. Si le directeur ou le responsable de la fin de semaine croit qu’il arrivera plus tard que 16h00

-         Quoi faire en cas d’absence d’un directeur une fin de semaine

q       Céduler une date pour la prochaine rencontre

 

 

2e réunion du Conseil d’administration

(début janvier)

 

q                   Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion précédente

q                   Suivi des points discutés des rencontres précédentes

q                   Discussion entourant des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu

q                   Thèmes des fins de semaines de la saison

q                   Vérification du Bottin de l’année précédente correction, modifications, ajouts

q                   Réservation de la salle pour l’Assemblée générale au mois de novembre

q       Questionnements en conseil s’il y a lieu de nommer un couple comme membre honoraire

q       Déterminer l’allocation budgétaire pour les fins de semaine régulières (en saison et hors-saison)

q                   Demande dans le Plein-Vent et sur le web du Club pour être porteur du drapeau lors de la bénédiction des véhicules la première fin de semaine du mois de mai à Ste-Anne de Beaupré, pour la fin de semaine organisée par la FQCC.  La FQCC communique avec le président du CCCQ deux semaines avant pour connaître le nom du membre

q                   Demande soumission pour le transport de la remorque, dans le Plein-Vent qu’on envoie chez l’imprimeur en janvier.

q       Céduler une date pour la prochaine rencontre

 

 

3e réunion du Conseil d’administration

(mi-février)

 

q                   Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion précédente

q                   Suivi des points discutés des rencontres précédentes

q                   Discussion entourant des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu

q       Liste des membres ayant quitté le club

q       Profil des nouveaux membres (secrétaire ou président)

q       Remise des listes téléphoniques à chaque directeur (directeur du Plein-vent)

q       Finances et budgets alloués aux directeurs (trésorier)

q       Début des discussions pour l’Ouverture,(traiteur, activités spéciales, …)

q       Prévoir de faire les plaques d’identification des nouveaux membres

q       Céduler une date pour la prochaine rencontre

 

 

4e réunion du Conseil d’administration

(mi-mars)

 

q                   Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion précédente

q                   Suivi : des points discutés des rencontres précédentes

q                   Discussion entourant des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu

q       suivi de la soumission du Nomade pour son transport durant l’été

q       S’assurer d’avoir reçu la liste des prix des terrains de camping, l’insérer dans le Bottin, feuille indépendante, jamais inscrire dans le Plein-Vent et prévoir la date de postage du Bottin aux membres

q       Céduler une date pour la prochaine rencontre

 

 

5e réunion du Conseil d’administration

(mi-avril)

 

q                   Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion précédente

q                   Suivi : des points discutés des rencontres précédentes

q                   Discussion entourant des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu

q       Planification de l’Ouverture

Øachat de la bière, liqueurs et verres

Øaccueil (vin, punch, verres…)

Øactivités du vendredi soir

Øsoupes du vendredi soir

Ødéjeuner  du samedi matin

Øactivités, sports

Øateliers dans l’après-midi

Øbar de l’après-midi lors de la présentation des nouveaux membres

Øprésentation de la direction et des nouveaux membres (initiation)

Øcocktail du dimanche midi (pastorale)

Øsouper (organisation)

ØTraiteur (Planifier les choix des trois traiteurs = ouverture, fermeture, assemblée)

Øgâteaux

Øresponsable du bar de la soirée

Øinitiation ou non des nouveaux membres

Ømusique et animation au souper et durant la soirée

Ømesse du dimanche

Øqui fait le programme

q       Une date doit être déterminée afin de faire la chaîne téléphonique pour l’Ouverture

q       Céduler une date pour la prochaine rencontre

 

 

6e réunion du Conseil d’administration

    (mi-juillet)

 

q                   Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion précédente

q                   Suivi : des points discutés des rencontres précédentes

q                   Discussion entourant des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu

q       Finances jusqu’à présent

q       Publicités jusqu’à présent

q       Date de tombé du prochain Plein-Vent

q       Préparation pour la fermeture, se référer à l’Ouverture

q       Bilan des directeurs jusqu’à présent

q       Une date doit être déterminée afin de faire la chaîne téléphonique pour la fermeture

q       Céduler une date pour la prochaine rencontre

 

 

7e réunion du Conseil d’administration (dernière)

    (mi-septembre)

 

q       Prévoir le remisage de la remorque pour l’hiver

q       Assemblée générale et soirée de fermeture 

o       Remise des bilans financiers à l’accueil  ????

o       permis de boisson (prévoir 2 semaines à l’avance par courrier)

o       photocopies (ordre du jour, bilan financier et vérificateur)

o       responsable de la mise en place de la salle

o       traiteur (dans la mesure du possible encourager un traiteur différent)

o       accueil (coupons pour le souper)

o       bar et vente de coupons

o       orchestre, disco

o       fleurs ou souvenirs (aux conjoint(e)s des président(e)s sortant et nouvellement élu

o       Cadeau pour le président sortant  ????

o       bières, liqueurs, verres et chips

q       Bilan de la saison

q       Prévoir un mot des directeurs de la saison actuelle dans le Plein-Vent et date de tombée

q       Une date doit être déterminée afin de faire la chaîne téléphonique pour le repas de la soirée de fermeture du mois de novembre

q       Planifier un souper de la direction sortante, aux frais de chacun, un des samedi après l’assemblée générale, ou ce peut-être un brunch le dimanche matin (ou tout autre forme qui fera la joie du groupe)

q       Recommandation (s)  s’il y a lieu à l’équipe suivante

 

Après la dernière réunion, préparation de l’assemblée annuelle en compagnie du trésorier et de la secrétaire ou tout autre membre du conseil si une situation est pertinente.

 

Avant l’assemblée générale

 

q       Avant  l’assemblée générale, il est souhaitable que le président sortant remettre à une personne qui se propose au sein du prochain comité d’administrateur, la chaîne téléphonique temporaire afin que ce dernier puisse la remettre aux directeurs lors de l’assemblée annuelle.

 

q       On remettra aussi à la nouvelle direction, avant l’assemblée générale et la soirée de fermeture, une copie des terrains de camping que le club visitera l’été suivante, afin que les directeurs puissent avoir le temps et le privilège de choisir en premier les fins de semaine où chaque directeur veut faire sa fin de semaine; par la suite, on affichera un tableau des fins de semaine lors de la soirée de fermeture en novembre, afin que les membres puissent prendre les fins de semaine qui sont encore libres.


 

 

 

 

Assemblée générale

Ce qui suit se veut un petit guide pour le président et le secrétaire sur la façon de conduire l’assemblée générale annuelle

 

CONDUITE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

 

  1. Ouverture de l’assemblée

Le président demande l’attention pour débuter l’assemblée

 

  1. Constatation de la régularité du quorum

Avec la liste des présences tenue par la secrétaire, le président constate qu’il y a quorum ((20% (1/5) du total des membres)) et qu’on peut débuter l’assemblée

 

  1. Mot de bienvenue du président

Le président souhaite la bienvenue aux membres présents et le cas échéant, demandera un moment de silence à la mémoire des membres ou leurs proches décédés au cours de l’année terminée

 

  1. Lecture et adoption de l’ordre du jour
    1. Le secrétaire lit l’ordre du jour
    2. On demande s’il y a des sujets à ajouter (c’est à ce moment que c’est le temps d’ajouter des sujets au varia)
    3. Adoption = Proposeur + Secondeur - Accepté à l’unanimité ou majoritairement

 

  1. Procès verbal
    1. Le secrétaire lit le procès verbal de l’an passé
    2. Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement

 

  1. Rapport du président
    1. Remerciements
    2. Réalisations et évènements

 

  1. Présentation et adoption des États financiers
    1. Trésorier présente états
    2. Questions
    3. Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement

 

  1. Ratifications des actes des administrateurs

a.      Proposé aux membres qu’on ratifie les actes et décisions prises par le conseil d’administration de l’année terminée

    1. Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement

 

  1. Étude et adoption des modifications réglementaires s’il en est
    1. On entend les demandes de modifications
    2. Permet discussions en donnant une limite
    3. Proposition de modifications faite par un membre
    4. Vote sur la proposition
    5. Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement

 

  1. Varia

On traite des sujets ajoutés au point 4.b dans le même ordre qu’ils ont été inscrits à ce moment

 

  1. Nomination des vérificateurs
    1. Président demande si les vérificateurs de l’an dernier veulent conserver le poste
    2. Président demande proposeur et secondeur pour des noms
    3. On demande au nom proposé et secondé s’il accepte
    4. On se rend jusqu’à ce qu’il y en ait trois qui aient accepté
    5. On annonce que le comité sera formé de…(nommer les 3 personnes)

 

  1. Président d’élection et 2 scrutateurs
    1. Le président demande à l’assemblée si quelqu’un veut agir à titre de président d’élection, si quelqu’un se manifeste alors il demande un Proposeur et Secondeur pour nommer cette personne à agir comme président d’élection .  Si personne ne se manifeste, alors il demandera à l’assemblée de proposé des personnes et à chacune des personnes désignées il demandera s’il accepte ou non jusqu’à ce qu’il y en ait un qui accepte, il demandera alors un secondeur pour nommer cette personne à agir comme président d’élection.
    2. Fait de même pour deux scrutateurs

 

  1. Dissolution partielle du conseil d’administration
    1. Un proposeur et un secondeur pour la dissolution partielle
    2. On annonce ensuite que le conseil d’administration est partiellement dissous
    3. Le conseil quitte alors la table sauf le secrétaire qui continue à prendre des notes pour faire le procès-verbal de l’assemblée et qui est la seule personne en vertu des règlements du club qui doit rester en fonction tant que le nouveau bureau de direction n’est pas constitué.

 

  1. Présentation des mises en candidature par le président d’élection
    1. Vérifie s’il y a des directeurs qui demeurent en place et dans quel poste
    2. Détermine les postes vacants
    3. Vérifie les formules de mise en candidature

 

  1. Élection des futurs administrateurs
    1. Demande à chacune des membres mis en candidature s’il accepte
    2. Détermine finalement les postes vacants et tente de les faire combler en demandant des proposeurs et secondeurs de noms et s’il y en a, il demande à la personne proposée si elle accepte
    3. Le président termine l’élection en demandant au nouveau conseil de se réunir quelques instants et demande un retour de tous dans 5 ou 10 minutes

 

  1. Nouveau conseil d’administration

Le président des élections présente le nouveau président du CA et celui-ci présente son nouveau bureau de direction incluant le comité des terrains

 

  1. Clôture de l’assemblée générale

Un proposeur et un secondeur pour proposer la levée de l’assemblée