Ce guide est à l’usage exclusif des présidents(es), directeurs(trices) ainsi que les membres du Club de Camping et de Caravaning de Québec Inc. (CCCQ) dans le conduite des affaires du CCCQ. Il demeure à la discrétion de chaque président(e) de l’utiliser et le partager avec les membres de son bureau de direction. Il se veut un outil de référence seulement et ne peut remplacer les règlements du CCCQ. Il peut être modifié à tout instant par le président en devoir et les directeurs sont invités à le compléter pour chacun de leur rôle.
On
prendra note que le masculin est utilisé à la seule fin d’alléger le texte et
que le féminin y est tout aussi prépondérant.
INDEX
RESPONSABILITÉS DES DIRECTEURS
LES RÉUNIONS DE LA DIRECTION
Pré-assemblée générale annuelle (début novembre)
Conduite de l’assemblée générale annuelle
Le directeur(trice) de l’acceuil est responsable de :
L’accueil et
l’enregistrement des membres à chacune des sorties de la saison de camping et
tenir des listes de membres et statistiques à cette effet et remettre ces
feuilles en cours d’année ou à la fin de la saison au responsable des
statistiques du Club; habituellement c’est celui qui s’occupe du Bottin.
À chaque fin
de semaine il remettra les statistiques au président pour qu’il en fasse
l’annonce lors de son message aux membres du dimanche.
L’accueil et
l’enregistrement des membres aux activités hors saison comme lors de la cabane
à sucre par exemple.
Il s’occupera
de prendre les présences à l’assemblée générale annuelle, malgré que ce rôle
puisse être partagé avec le secrétaire du Club.
Il distribuera la documentation de l’assemblée générale.
Il s’occupera
de l’accueil des membres lors du souper de fermeture en novembre suite à
l’assemblée générale annuelle.
Collectera les contributions des membres pour le souper.
1re
sortie
-
S’assurer
que vous avez tout le matériel nécessaire en magasin pour pourvoir en Crest, auto-collants, chiffres, bracelets, etc.
-
Préparer
les chiffres et Crest pour remettre à chaque nouveau membre (pour l’ouverture)
et tenir un bilan à cet effet.
-
Préparer
les coupons (250) déjeuner/souper pour l’ouverture. Chaîne téléphonique.
Affaires courantes
1.
Assister
aux réunions prévues par le Président.
Le vendredi :
2.
Installer
la pancarte pour l’accueil sur le terrain de votre unité.
3.
Afficher
la plaque de directrice sur la vitre avant de votre unité.
4.
a)
Avoir en main la liste de présence pour la fin de semaine et faire les
inscriptions dès 16 heures le vendredi.
Indiquer sur la ligne du membre qui s’inscrit le nombre d’adultes (et
d’enfants) et demander s’ils seront présents la semaine suivante en l’indiquant
par « oui » ou par « non » dans la dernière colonne. Faire parvenir la liste des présences au
responsable du Bottin et des statistiques, en format papier ou par courriel.
b) Distribuer le
programme remis par le responsable de la fin de semaine.
c) Distribuer coupons aux membres inscrits
lorsqu’il y a soit souper, dîner ou
déjeuner.
5.
Offrir
des friandises sur la table de l’accueil, pour distribution (acheter le
nécessaire, garder les factures pour remboursement : un montant de $200
est alloué pour la saison).
6.
Si
un membre a des invités, les inscrire sur la liste de présence, en indiquant le
nombre d’enfants et d’adultes invités.
Donner un bracelet de couleur pour chaque personne invitée et faire la
collecte, soit $2 par enfant, $10 pour un adulte, $15
par couple ou par famille. Distribuer
coupons lorsqu’il y a repas. Se munir
d’une petite caisse pour la cueillette de l’argent.
Le samedi :
7.
Entre
10 h et 12 h :
Assurer la continuité de l’inscription.
8.
Faire
la compilation de chaque colonne de la liste de présence et faire un compte
rendu que vous remettrez au président le dimanche matin.
9.
Faire
une compilation de tous les « oui » des membres qui seront présents
la semaine suivante. Les responsables de la fin de semaine qui suit demandent
combien ont dit « oui » pour leur fin de semaine.
10.
Compléter
la feuille « compte rendu de la fin de semaine » et y inscrire tous
les détails demandés, soit : Nom du camping, Fin de semaine du, Nombre
d’unités, d’adultes, d’enfants, d’invités : Total - et conserver dans un
cahier anneau.
11.
Demander
au responsable de la fin de semaine s’il y a tirage de prix et préparer des
coupons en indiquant le numéro de chaque membre présent, mettre le tout dans
une boîte à cet effet et remettre au président pour le dimanche matin.
À la fin de la
saison :
12.
Chaîne
téléphonique : Appeler tous les membres dont vous aurez la liste, pour
prévision des repas/souper pour la fermeture ainsi que pour l’Assemblée
générale.
13.
À
l’Assemblée générale, faire l’inscription des membres sur la liste prévue à cet
effet et prévoir distribution de coupons/souper à remettre à chaque membre
inscrit et collecter l’argent (prévoir caisse pour la cueillette de l’argent). Avant le début de la réunion, remettre à la
secrétaire du Club le nombre de membres présents à l’assemblée.
14.
Préparer coupons
de tirage pour chaque membre qui aura fait 10 sorties et plus avec le Club
durant la saison.
Les enfants dans le
Club sont regroupés en trois unités selon l’âge, soit :
Mousses = 7 ans et
moins
Enfants = 8 à 12
ans
Ados = 13 à 17 ans
Il y a un directeur
pour chacun des ces trois groupes.
Le directeur d’un groupe
d’enfants a la responsabilité d’organiser une activité le samedi matin, soit
une activité physique, du bricolage, des sorties en vélo, des visites,
excursions, etc…
Aussi, durant la
saison officielle, soit entre l’ouverture et la fermeture officielle, il
préparera une fin de semaine spéciale pour son groupe.
Pour les ados, cela pourra inclure l’organisation d’un feu de camp le vendredi soir, selon la demande et la possibilité d’une telle activité.
Le directeur de la
pastorale et son comité aura la responsabilité de la célébration du culte le
dimanche matin.
Il verra à
déterminer les fins de semaine où il y aura une célébration de la liturgie et
contactera un prêtre à cet effet. Il
prendra tous les arrangements avec le prêtre en question et négociera les coûts
de sa présence, en accord avec les limites budgétaires imposées par le comité
de direction.
Avec son équipe, il
s’occupera de toute la réparation matérielle pour la célébration du culte. Il verra à trouver les personnes qui s’occuperont
de la chorale, ceux et celles qui distribueront la communion, qui ramasseront
les dons.
Il n’y a plus de
budget spécifique pour la pastorale, maintenant c’est un poste précis inclus
dans le budget général du Club; en conséquence, il remettra la recette de la
quête et demandera au trésorier un chèque au montant prescrit pour défrayer les
coûts du célébrant.
À l’ouverture et à
la fermeture officielle, pour après la célébration dominicale, lui et son
équipe organiseront une petite activité pour les membres du Club, tel qu’un
léger goûter du genre crudités, ou un vin et café d’honneur. De même, comme les autres directeurs, il
prendra sous sa responsabilité l’organisation d’une fin de semaine à thème.
Le
directeur du journal a la responsabilité de la rédaction, l’impression et la
distribution du journal le Plein-Vent trois fois par
année financière de même que pour le Bottin et ce une
fois par année.
Avec
l’aide du secrétaire, il tiendra un inventaire des changements dans le Bottin
en ce qui a trait aux données sur les membres afin d’apporter les corrections
dans le Bottin de l’année subséquente.
Il
sera en étroite relation avec le directeur de la publicité afin de faire les
changements appropriés dans le journal et le bottin en ce qui a trait aux
annonces des commanditaires.
Il
y a trois parutions du Plein-Vent durant l’année,
voici les dates avec les détails d’envoie.
|
Volume
et numéro |
Mois couverts |
Derniers Articles |
Imprimeur |
Mallé ou remis le… |
|
Vol xx, Num 1 |
Février,
mars, avril, mai |
1
janvier |
15
au 31 janvier |
Mallé
du 1 au 15 février |
|
Vol xx, Num 2 |
Juin,
juillet, août, sept. |
1
mai |
15
mai |
Remis
à l’ouverture; les autres mallés vers le milieu de juin |
|
Vol xx, Num 3 |
Oct.,
nov., déc., janvier |
1
sept. |
15
au 30 sept. |
Dans
le Plein-vent précédent, on donne une date précise pour que les derniers
articles nous parviennent des membres et des directeurs; par exemple, pour le
Numéro 3, on demande que les articles nous arrivent avant le 1er
septembre, on va ensuite porter le CD chez l’imprimeur vers le milieu de
septembre et il nous livre le PV environ 3 jours plus tard.
CD = On fait habituellement le PV en Publisher version 2000. Il ne faut pas prendre une version plus récente car l’imprimeur travaille avec 2000. Mais, l’idéal est de le sauvegarder ensuite en PDF pour remettre cette version à l’imprimeur.
IMPRIMEUR = Pro-Copies, 330 rue Saint-Rock, en arrière du Palais de Justice de Québec.
FACTURE
= L’Imprimeur nous remet une facture que l’on remet au trésorier et celui-ci
effectuera le paiement. L’imprimeur en
envoie aussi une copie par la poste au trésorier.
COPIES
= il faut faire autant de copies qu’il y a de membres, plus le nombre de
commanditaires qu’il y a dans le PV (compter aussi les membres commanditaires
car il y en a qui veulent recevoir une copie pour le bureau), quelques-uns de
plus pour des nouveaux membres et pour le directeur de la publicité qui en a
besoin pour sa sollicitation. Donc, par
exemple, avec 160 membres, plus 53 commanditaires, on ferait faire 225 copies.
POSTE
= Pour les commanditaires, on malle toujours les PV, peu importe le numéro (1,
2 ou 3). Pour les membres, on malle les
PV Num. 1 et 3; le numéro 2, on le distribue aux
membres lors de l’ouverture officielle sur le camping à l’accueil, puis on
continue jusqu’à la mi-juin à en distribuer lors des autres fins de semaine.
Puis vers le 20 juin, on malle la balance aux membres qui ne l’ont pas encore
pris à l’accueil.
Le ou la
président (e) doit écrire à chaque parution du Plein Vent et dans le Bottin ,
un message aux membres. Les messages du
président(e) peuvent être également être publiés sur le site Internet du club.
Dès que la direction a terminé avec l’adhésion des nouveaux membres et qu’il est confirmé que des anciens membres ne renouvelleront pas, on prépare le bottin pour l’envoyer à l’imprimeur.
On
fait imprimer le Bottin au même endroit que le Plen-Vent
(Pro-Copies)
On en fait imprimer pour
que les membres en aient deux chacun et un par commanditaire (uniquement les
commanditaires du Bottin, pas ceux du Plein-Vent) et
quelques-uns en surplus au cas où des membres perdraient le leur ou pour des nouveaux
membres. Pour réduire les coûts
d’impression, la direction peut choisir d’en distribuer seulement un par
membre.
On n’inscrit pas le prix des terrains dans le Bottin, on les met plutôt sur une feuille séparée avec d’autres détails sur les terrains, qu’on mettra dans une enveloppe que l’on postera aux membres avec leurs Bottins. On n’attend pas de donner les Bottins en même temps que les PV à l’ouverture officielle, on poste les Bottins avant de commencer la saison, donc vers le mois d’avril ou on peut les remettre lors de l’activité de la cabane à sucre.
Il est le premier dignitaire et représentant du Club.
Le Président dirige toutes les assemblées générales et
celles du Conseil d’administration; il est membre d’office ou peut se désigner
un représentant du Conseil d’administration à tous les comités du Club.
En plus de son droit de vote aux assemblées générales des
membres et en cas d’égalité des voix, le Président a droit à un second vote qui
devient prépondérant.
Le Président exerce l’autorité et s’acquitte des devoirs
que le Conseil d’administration lui prescrit.
Il est un leader et en ce sens il ne peut prendre les
décisions seules et de façons unilatérales, ce qui a pour conséquence qu’il
dirige le conseil d’administration afin que les décisions soient prises au vote
de la majorité (50% + 1) des réunions quant il y a quorum (7
administrateurs). Dans des situations
urgentes, il prendra ses décisions après avoir consulté d’autres directeurs
présents, idéalement au moins le vice-président, le secrétaire et le trésorier,
mais il ne doit surtout pas diriger avec un comité exécutif qui serait par
exemple formé de lui-même, du trésorier et du secrétaire.
Publicité
Le directeur de la
publicité aura le mandat de voir au maintien des commanditaires actuels du
Club, soit les annonceurs dans le Plein-Vent et le
Bottin et ceux qui fournissent des commandites spéciales lors des fins de
semaines.
Il verra aussi au
recrutement de nouveaux commanditaires.
Il sera aussi
responsable de tenir un registre des commanditaires pour savoir qui a payé sa
contribution, qui doit le faire bientôt et le contacter à cet effet et savoir
qui est en retard pour relancer rapidement le responsable chez le
commanditaire.
Avant qu’un membre
sollicite une personne qui est déjà commanditaire du Club, par exemple pour
ajouter au financement de la fin de semaine dont il est responsable, ce membre
devra en discuter avec le directeur de la publicité pour qu’il n’y ait pas de
conflits quelconque ou double et même triple
sollicitation du même commanditaire durant une saison.
En vertu du
règlement # 17.1 et 2 du Club, il est le seul à devoir rester en poste advenant
toute situation particulière.
Il assure la garde
des archives du Club et touts documents légaux comme la constitution et autres
enregistrements.
Il se rend
régulièrement au bureau de poste pour récupérer le courrier adressé au casier
postal du Club.
Il effectue la
correspondance officielle du Club, au nom de la direction.
Il convoque les
réunions, prépare les ordre-du-jour, prends les minutes lors de la réunion et
produit le compte-rendu qu’il distribue aux membres de la direction dans les
deux semaines suivantes ou lors de la prochaine réunion, selon les vœux du
groupe.
Il convoque les
membres à l’assemblée générale annuelle, prépare l’ordre-du-jour de la réunion,
demeure à la table du bureau des élections jusqu’à la présentation du nouveau
bureau de direction. Prépare le
compte-rendu de l’assemblée générale pour le remettre rapidement au nouveau
bureau de direction.
Tient le registre
des aspirants-membres, conserve les applications de ces aspirants, détermine
leur numéro de membre lorsqu’ils sont acceptés et leur faire parvenir une
lettre d’acceptation leur précisant leur numéro de membre et leur demandant le
montant à débourser pour devenir membre et la cotisation annuelle.
Il adressera des
lettres de remerciements aux commanditaires pour leur généreuse contribution,
plus particulièrement ceux qui ont contribué directement à une fin de semaine
de l’été.
En vertu du
règlement #22.3 du Club, Le secrétaire doit transmettre à tous les membres, une
copie du texte des amendements proposés aux règlements que le Conseil
d’administration leur soumet pour approbation ou ratification. La copie du texte doit leur être transmise
aux moins dix (10) jours avant la date de l’assemblée ou sept (7) jours avant
l’assemblée générale spéciale, au cours de laquelle lesdits amendements sont
soumis. Les amendements sont approuvés
ou ratifiés par vote majoritaire des membres présents à moins que la Loi
n’exige une majorité plus élevée. (Procès-verbal
2 mai 1990, procès-verbal 2 novembre 2002)
Le directeur des
sports a la charge des activités sportives durant les fins de semaine de l’été,
en ce qui a trait aux adultes, car pour les enfants il y a des directeurs
spécifiques (Mousses, Jeunes et Ados).
Il verra à
organiser une activité sportive le samedi matin obligatoirement et
accessoirement le samedi après-midi et le dimanche matin.
Il planifiera pour
qu’à la fin de la saison, le Club puisse déterminer des champions tels que M.
et Mme Pétanque, M. et Mme Fer, etc….
Il s’assurera de la
disponibilité du matériel de sport dans la remorque du Club et son maintien en
bon état; au besoin il remplacera ou fera réparer le matériel défectueux.
Le directeur du
social donnera du support aux responsables de fin de semaine pour le côté
social et divertissement.
Lorsqu’il n’y a pas
de responsable de fin de semaine, il verra à organiser une activité pour le
vendredi soir comme des jeux de cartes, bingo ou autres et s’assurera qu’il y
aura une soupe ou un café à la fin de la soirée. De même, s’il n’y a rien de cédulé au
programme pour le samedi soir, il verra à préparer une activité comme un feu de
camp par exemple.
Pour les fins de
semaine d’ouverture et de fermeture, il animera les soupers et les soirées.
Lors de la soirée
de l’assemblée générale, de pair avec le président, il organisera la soirée et
agira comme maître de cérémonie durant la soirée.
En dehors de la
saison estivale, il dirigera le bureau de direction dans l’organisation
d’activités comme une soirée de quille par exemple, ou la cabane à sucre.
Le responsable des
terrains avec son équipe s’assurera de la réservation des terrains pour l’été
subséquent.
Il établira une
cédule des terrains pour la prochaine saison de camping et rencontrera les
propriétaires ou responsables des terrains de camping pour la signature des
contrats avec ceux-ci. Les contrats
contiendront toute l’information nécessaire sur les divers prix, la gratuité
d’un terrain pour le président et possiblement un deuxième pour le responsable
de la fin de semaine.
Il aura toujours en
main lors de sa présence les fins de semaine, le dossier des contrats des
terrains de camping pour la saison actuelle.
C’est lui qui rencontrera le propriétaire ou son responsable pour toutes
questions en regard du contrat avec le terrain.
Il remettra au président, tous les contrats des terrains pour l’été où
ce président sera en fonction.
Après son élection au conseil d’administration, il verra à se rendre à la banque avec une résolution du nouveau CA pour faire les changements de signatures et administrateurs du Club de Camping.
Il complétera à chaque année la déclaration provinciale des entreprises.
Il fera rapidement les dépôts de commandites, de cotisations et tout autre revenu dans le compte avec opérations et/ou placement.
À chacun des responsables de fin de semaine, il faut remettre une feuille « aide-mémoire » pour aider ceux-ci à ne rien oublier dans la préparation de leur fin de semaine.
Il faut aussi remettre aux responsables de fin de semaine, une feuille de contrôle financier afin qu’ils puissent bien reporter tous les revenus et toutes les dépenses de leur fin de semaine.
Il révisera les bilans de fin de semaine et s’il décèle des anomalies, il en parlera au responsable de la fin de semaine ou avec le président au besoin, pour qu’ensemble ils prennent les mesures qui pourraient s’imposer.
Il assurera le contrôle des cotisations et contactera les retardataires pour connaître leur position. Il déposera rapidement les cotisations que le Club recevra.
Il s’assurera de la réception des commandites et contactera le responsable de la publicité pour l’aviser des retards ou autres anomalies.
Il complétera au fur et à mesure, SANS DÉLAIS, tous les tableaux en détails du fichier Excel qui contient le :
q Grand livre
q État des revenus et dépenses
q Bilan
q Activités
Une fois son
mandat complété ou lorsqu’il désire remettre sa démission, avant que celle-ci
ne soit acceptée, le trésorier doit faire vérifier ses livres comptables et
remettre sans délai au Conseil d’administration tous les livres, documents,
argents, valeurs qu’il a en sa possession appartenant au Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)
Il lui
appartient d’approuver les dépenses et de signer ou contresigner les chèques du
Club avec le Président, le secrétaire ou le premier vice-président et de
déposer dans une institution financière déterminée par le Conseil
d’administration, les deniers du Club. (Procès-verbal
2 mai 1990)
À chaque assemblée générale annuelle, sont nommés trois
vérificateurs pour l’année qui débutera.
Juste après la fin de la saison financière du Club (31
septembre), les trois vérificateurs se rendront chez le trésorier pour faire la
vérification comptable des livres et des pièces justificatives de toutes les
transactions de ladite saison. Ils
doivent s’assurer que tout balance au niveau des états financiers.
Ils émettront au trésorier, un document déclarant leur
satisfaction et faisant état de constats et le trésorier déposera cette lettre
avec les autres documents qu’il présentera à l’assemblée générale.
VICE-PRÉSIDENT
En
l’absence du Président, le premier vice-président exerce ses pouvoirs et le
remplace dans ses fonctions. En
l’absence du Président et du premier vice-président, les pouvoirs et l’autorité
de ces derniers sont dévolus au second vice-président.
RÉUNIONS DU
CONSEIL D’ADMINISTRATION
Il est fortement
recommandé que les directeurs (trices) puissent être tous présents aux réunions; ces derniers
représentent les membres du club et on s’assure ainsi d’une meilleure
représentativité de tous les membres et que l’information circule au sein de
tout le conseil d’administration, non pas uniquement pour un comité exécutif
qui par exemple serait constitué du président, du secrétaire et du trésorier.
Cette cédule des réunions
n’est qu’une recommandation, la direction tiendra des réunions aux moments qui
lui conviendra et en fera ad-hoc au besoin.
Le comité de direction
devra prendre les décisions suivantes lors de sa première réunion, à savoir que
le directeur(trice) peut ou
non être accompagné de sa conjoint(e) aux réunions, cependant, seul le membre
élu(e) aura droit de vote. De même, le
comité de direction décidera à sa première réunion que lorsqu’un(e) directeur(trice) ne peut être
présent(e) à une réunion, le conjoint(e) peut assister à la réunion à sa place,
et déterminer s’il aura la possibilité de voter ou non.
Les renseignements qui sont soulignés doivent être abordés à toutes les réunions.
1ère réunion du Conseil
d’administration
(Normalement dans les semaines qui
suivent l’assemblée générale de novembre)
q Mot de
bienvenue du président (e)
q Lecture et
adoption de l’ordre du jour (pour celle-ci
et adoption d’un modèle pour les suivantes)
q Remise des
documents du CCCQ (liste téléphonique temporaire, aide-mémoire pour les
organisateurs de fin de semaine, formule d’adhésion)
q Attentes des
directeurs (trices) et du président (e) pour l’année
q Élections du
1er et 2ième vice-président (e); à la discrétion du
président, ils peuvent être choisis d’avance
q Thème pour
la saison (musiques, chansons
populaires, slogan, thème…)
q Transfert
des signatures. Une date doit être déterminée avec le trésorier et le 1 er
vice-président. (Banque de Montréal aux Galeries Duplessis à Ste-Foy)
q Case
postale, remettre les clés à la
secrétaire et à un autre directeur
q Poste (s)
vacant (s), décisions à prendre s’il y a lieu
q Prévoir un
texte pour le Plein-Vent, pour chacun des directeurs
qui le désirent et ne pas oublier le mot du président. Déterminer une date de tombé (voir à la fin
du texte pour des détails sur la préparation du Plein-Vent.
q Vérification
pour les assurances, communiquer avec la compagnie
pour le changement du responsable au contrat. C’est le nom du président qui
doit figurer sur le contrat.
q Planification
du choix des fins de semaine (exception pour certains directeurs qui ne peuvent
prendre de fins de semaine).
q Fin de
semaine spéciale à prévoir, budget, responsables (comme le 50ième
anniversaire du Club par exemple, ou la fin de semaine des aînés)
q Faire une
prévision des Budgets alloués aux directeurs (mousses, jeunes, ados, accueil,
pastorale, sports, artisanat …)
q Faire une
prévision des Budgets alloués pour les fins de semaine régulières
q Prévoir le
message (critères) pour la soumission du
transport de la remorque dans le prochain Plein-Vent
q Avoir un
aperçu des renouvellements des membres (cotisation) par le trésorier
q Prévoir une date pour un souper pour les
directeurs, à la discrétion de chaque conseil (le Club donne 40.$ par couple,
soit 20.$ pour le directeur et 20.$ pour le conjoint).
q Prévoir les activités spéciales pour l’hiver
(soirée de quilles, de pétanque, carnaval, cabane à sucre, joutes des Remparts,
ski, patins, etc…) et nommer des responsables à ces
activités et mettre des messages dans le Plein-Vent
pour les annoncer.
q Cartes des
membres à prévoir avec Robert Noël ou entreprise
q Récupérer et
commander les cartons plastifiés de titre de directeur pour afficher dans les
unités et les remettre aux nouveaux directeurs.
q S’assurer
de l’inventaire des chiffres et des crests du Club
(collants), afin de s’assurer qu’il y en a assez pour faire les plaques pour
les nouveaux membres et leur en remettre un (Crest et chiffres) pour qu’ils
puissent les afficher sur leur unité.
q En l’absence
du Président les fins de semaine, déterminer une procédure à suivre
q Une demande
aux membres du comité, d’avoir une photo de chacun des membres afin de mettre sur
le site du CCCQ, à la discrétion pour chacune des personnes
q Présenter
l’entrepôt Presto pour des achats économiques.
Il n’est plus obligatoire d’avoir un numéro de membre, le grand public
peut y aller.
q Déterminer
si aux réunions de direction le conjoint(e) peut accompagner le directeur(trice)
q Déterminer
si en l’absence du directeur, le conjoint(e) peur le remplacer à une réunion et
s’il aura droit de vote.
q Fonctionnement
du CCCQ
-
chapiteau
-
machine à jus
-
remorque
-
terrains fournis
-
programme de la fin de semaine à remettre la
semaine précédente au directeur de l’accueil. Si le directeur ou le responsable
de la fin de semaine croit qu’il arrivera plus tard que 16h00
-
Quoi faire en cas d’absence d’un directeur
une fin de semaine
q Céduler une
date pour la prochaine rencontre
2e réunion
du Conseil d’administration
(début janvier)
q Lecture et adoption du procès-verbal
de la réunion précédente
q Suivi des points discutés des
rencontres précédentes
q Discussion entourant des demandes
particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q Thèmes des fins de semaines de la
saison
q Vérification du Bottin de l’année
précédente correction, modifications, ajouts
q Réservation de la salle pour
l’Assemblée générale au mois de novembre
q Questionnements en conseil s’il y a lieu
de nommer un couple comme membre honoraire
q Déterminer
l’allocation budgétaire pour les fins de semaine régulières (en saison et
hors-saison)
q Demande dans le Plein-Vent
et sur le web du Club pour être porteur du drapeau lors de la bénédiction des
véhicules la première fin de semaine du mois de mai à Ste-Anne de Beaupré, pour
la fin de semaine organisée par la FQCC.
La FQCC communique avec le président du CCCQ deux semaines avant pour
connaître le nom du membre
q Demande soumission pour le transport
de la remorque, dans le Plein-Vent qu’on envoie chez
l’imprimeur en janvier.
3e réunion
du Conseil d’administration
(mi-février)
q Lecture et adoption du procès-verbal
de la réunion précédente
q Suivi des points discutés des
rencontres précédentes
q Discussion entourant des demandes
particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q Liste des membres ayant quitté le club
q Profil des nouveaux membres (secrétaire ou président)
q Remise des listes téléphoniques à chaque directeur (directeur du
Plein-vent)
q Finances et budgets alloués aux directeurs (trésorier)
q Début des discussions pour l’Ouverture,(traiteur, activités spéciales, …)
q Prévoir de faire les plaques
d’identification des nouveaux membres
q Céduler une date
pour la prochaine rencontre
4e réunion
du Conseil d’administration
(mi-mars)
q Lecture et adoption du procès-verbal
de la réunion précédente
q Suivi : des points discutés des
rencontres précédentes
q Discussion entourant des demandes particulières
faites par des membres, s’il y a lieu
q suivi de la soumission du Nomade pour
son transport durant l’été
q S’assurer d’avoir reçu la liste des
prix des terrains de camping, l’insérer dans le Bottin, feuille indépendante,
jamais inscrire dans le Plein-Vent et prévoir la date
de postage du Bottin aux membres
q Céduler une
date pour la prochaine rencontre
5e réunion
du Conseil d’administration
(mi-avril)
q Lecture et adoption du procès-verbal
de la réunion précédente
q Suivi : des points discutés des
rencontres précédentes
q Discussion entourant des demandes
particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q
Planification de la fin de semaine de l’Ouverture
officielle
Øachat de la bière,
liqueurs et verres
Øaccueil (vin,
punch, verres…)
Øactivités du vendredi
soir
Øsoupes du vendredi
soir
Ødéjeuner du samedi matin
Øactivités, sports
Øateliers dans
l’après-midi
Øbar de l’après-midi
lors de la présentation des nouveaux membres
Øprésentation de la
direction et des nouveaux membres (initiation)
Øcocktail du dimanche
midi (pastorale)
Øsouper
(organisation)
ØTraiteur (Planifier
les choix des trois traiteurs = ouverture, fermeture, assemblée)
Øgâteaux
Øresponsable du bar
de la soirée
Øinitiation ou non
des nouveaux membres
Ømusique et
animation au souper et durant la soirée
Ømesse du dimanche
Øqui fait le
programme
q Une
date doit être déterminée afin de faire la chaîne téléphonique pour l’Ouverture
q Céduler une
date pour la prochaine rencontre
6e réunion
du Conseil d’administration
(mi-juillet)
q Lecture et adoption du procès-verbal
de la réunion précédente
q Suivi : des points discutés des
rencontres précédentes
q Discussion entourant des demandes
particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q Finances jusqu’à présent
q Publicités jusqu’à présent
q Date de tombé du prochain Plein-Vent
q Préparation pour la fermeture, se
référer à l’Ouverture
q Bilan des directeurs jusqu’à présent
q Une date doit être déterminée afin de
faire la chaîne téléphonique pour la fermeture
q Céduler une
date pour la prochaine rencontre
7e réunion
du Conseil d’administration (dernière)
(mi-septembre)
q Prévoir le remisage de la remorque pour l’hiver
q Assemblée générale et soirée de fermeture
o Remise des bilans financiers à l’accueil pour que la personne les
distribue en même temps que l’enregistrement des membres à l’arrivée a la
salle.
o permis de boisson (prévoir 2 semaines à l’avance par courrier ou en se
rendant à leur bureau du boul. Charest Est à Québec). Ne pas oublier de compléter la formule de
demande de permis qu’on peut trouver sur leur site web et qui doit être signé
par le propriétaire de la salle où on a
loué.
o photocopies (ordre du jour, bilan financier et vérificateur)
o responsable de la mise en place de la salle (montage pour l’assemblée et
ensuite pour le souper et finalement pour la soirée, ensuite remisage final de
la salle vers minuit)
o traiteur (dans la mesure du possible encourager un traiteur différent
qui est commanditaire du Club)
o accueil (coupons pour le souper)
o bar et vente de coupons
o orchestre, disco
o fleurs ou souvenirs (aux conjoint(e)s des président(e)s sortant et nouvellement élu
o Cadeau pour le président sortant ????
o bières, liqueurs, verres et chips
q Bilan de la saison
q Prévoir un mot des directeurs de la
saison actuelle dans le Plein-Vent et date de tombée
q Une date doit être déterminée afin de
faire la chaîne téléphonique pour le repas de la soirée de fermeture du mois de
novembre
q Planifier un souper de la direction
sortante, aux frais de chacun, un des samedis après l’assemblée générale, ou ce
peut-être un brunch le dimanche matin (ou tout autre forme qui fera la joie du
groupe)
q Recommandation (s) s’il y a lieu à l’équipe suivante
Après la
dernière réunion, préparation de l’assemblée annuelle en compagnie du trésorier
et de la secrétaire ou tout autre membre du conseil si une situation est
pertinente.
Avant
l’assemblée générale
q Avant
l’assemblée générale, il est souhaitable que le président sortant
remettre à une personne qui se propose au sein du prochain comité
d’administrateur, la chaîne téléphonique temporaire afin que ce dernier puisse
la remettre aux directeurs lors de l’assemblée annuelle.
q On remettra aussi à la nouvelle
direction, avant l’assemblée générale et la soirée de fermeture, une copie des
terrains de camping que le club visitera l’été suivante, afin que les
directeurs puissent avoir le temps et le privilège de choisir en premier les
fins de semaine où chaque directeur veut faire sa fin de semaine; par la suite,
on affichera un tableau des fins de semaine lors de la soirée de fermeture en
novembre, afin que les membres puissent prendre les fins de semaine qui sont
encore libres.
Ce qui suit se veut un petit guide pour le président et le
secrétaire sur la façon de conduire l’assemblée générale annuelle
CONDUITE DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
- Ouverture
de l’assemblée
Le président demande l’attention pour débuter l’assemblée
- Constatation
de la régularité du quorum
Avec la liste des présences tenue par la secrétaire (habituellement c’est la responsable de l’accueil à la salle qui donne le nombre de présences à la secrétaire), le président constate qu’il y a quorum ((20% (1/5) du total des membres)) et qu’on peut débuter l’assemblée
- Mot
de bienvenue du président
Le président souhaite la bienvenue aux membres présents et le cas échéant, demandera un moment de silence à la mémoire des membres ou leurs proches décédés au cours de l’année terminée
- Lecture
et adoption de l’ordre du jour
- Le secrétaire lit l’ordre du jour
- On demande aux membres s’il y a des sujets à ajouter (c’est à ce moment que c’est le temps d’ajouter ces sujets au varia)
- Adoption = Proposeur + Secondeur = Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Procès
verbal
- Le secrétaire lit le procès verbal de l’assemblée générale de l’an passé
- Adoption = Proposeur + Secondeur = Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Rapport
du président
- Remerciements
- Le président nous fait par des réalisations et évènements marquants de la saison passée
- Présentation
et adoption des États financiers
- Trésorier présente un rapport des états financiers. Ces documents ont été remis aux membres (un par famille) lors de leur enregistrement à l’acceuil à la salle avant le début de l’assemblée générale.
- Période de questions
- Adoption = Proposeur + Secondeur = Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Ratifications
des actes des administrateurs
a. La secrétaire proposé aux membres
qu’on ratifie les actes et décisions prises par le conseil d’administration de
l’année terminée
- Adoption = Proposeur + Secondeur = Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Étude
et adoption des modifications réglementaires s’il y en a de proposées
- S’il y en a eu de proposées, on entend les demandes de modifications aux règlements
- Permet discussions en donnant une limite de temps ou du nombre d’intervenants
- On adopte une proposition finale de modification faite par un membre
- Vote sur la proposition
- Adoption = Proposeur + Secondeur = Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Varia
On traite des sujets ajoutés au point 4.b dans le même ordre qu’ils ont été inscrits à ce moment là.
- Nomination
des vérificateurs
- Président demande si les vérificateurs de l’an dernier veulent conserver le poste
- Président demande proposeur pour des noms de vérificateurs si les précédents ne renouvellent pas
- On demande aux noms proposés et secondés s’ils acceptent
- On se rend jusqu’à ce qu’il y en ait trois qui aient accepté
- Adoption : Proposeur + Secondeur pour les trois noms = accepté à l’unanimité ou majoritairement.
- On annonce que le comité sera formé de…(nommer les 3 personnes)
- Président
d’élection et 2 scrutateurs
- Le président demande à l’assemblée si quelqu’un est disposé à agir à titre de président d’élection, si quelqu’un se manifeste alors il demande un Proposeur et Secondeur pour nommer cette personne à agir comme président d’élection . Si personne ne se manifeste, alors il demandera à l’assemblée de proposer des personnes et à chacune des personnes désignées il demandera si elle accepte ou non jusqu’à ce qu’il y en ait un(e) qui accepte, il demandera alors un secondeur pour nommer cette personne à agir comme président d’élection.
- Fait de même pour deux scrutateurs
- Dissolution
partielle du conseil d’administration
- On demande un proposeur et un secondeur pour la dissolution partielle du conseil.
- On annonce ensuite que le conseil d’administration est partiellement dissous (partiellement parce qu’il ne reste que le(la) secrétaire de l’ancienne direction.
- Le conseil quitte alors la table sauf le secrétaire qui continue à prendre des notes pour faire le procès-verbal de l’assemblée et qui est la seule personne en vertu des règlements du club qui doit rester en fonction tant que le nouveau bureau de direction n’est pas constitué.
- Présentation
des mises en candidature par le président d’élection
- Le président d’élection vérifie s’il y a des directeurs qui demeurent en place et dans quel poste
- Détermine les postes vacants
- Vérifie les formules de mise en candidature
- Élection
des futurs administrateurs
- Demande à chacune des membres mis en candidature s’il accepte
- Détermine finalement les postes vacants et tente de les faire combler en demandant des proposeurs et secondeurs de noms et s’il y en a, il demande à la personne proposée si elle accepte
- S’il y a plus de candidats qu’il y a de postes libres, alors le président met le processus d’élection en place tel que prescrit par les règlements 21.6
- Le président termine l’élection en demandant au nouveau conseil de se réunir quelques instants et demande un retour de tous dans 5 ou 10 minutes
- Nouveau
conseil d’administration
Le
président des élections présente le nouveau président du CA et celui-ci
présente son nouveau bureau de direction incluant le comité des terrains
Le
nouveau président du Club livre un court message aux membres du Club.
- Clôture
de l’assemblée générale
Adoption de la levée de
l’assemblée générale = Un proposeur et un secondeur pour proposer la levée de l’assemblée