Ce guide est à l’usage exclusif des présidents(es), directeurs(trices) ainsi que les membres du Club de Camping et de Caravaning de Québec Inc. (CCCQ) dans le conduite des affaires du CCCQ. Il demeure à la discrétion de chaque président(e) de l’utiliser et le partager avec les membres de son bureau de direction. Il se veut un outil de référence seulement et ne peut remplacer les règlements du CCCQ. Il peut être modifié à tout instant par le président en devoir et les directeurs sont invités à le compléter pour chacun de leur rôle.
On
prendra note que le masculin est utilisé à la seule fin d’alléger le texte et que
le féminin y est tout aussi prépondérant.
INDEX
RESPONSABILITÉS DES DIRECTEURS
LES RÉUNIONS DE LA DIRECTION
Pré-assemblée générale annuelle (début novembre)
Conduite de l’assemblée générale annuelle
Le directeur(trice) de
l’acceuil est responsable de :
L’accueil et
l’enregistrement des membres à chacune des sorties de la saison de camping et tenir
des listes de membres et statistiques à cette effet et remettre ces feuilles en
cours d’année ou à la fin de la saison au responsable des statistiques du Club;
habituellement c’est celui qui s’occupe du Bottin.
À chaque fin de semaine il
remettra les statistiques au président pour qu’il en fasse l’annonce lors de
son message aux membres du dimanche.
L’accueil et
l’enregistrement des membres aux activités hors saison comme lors de la cabane
à sucre par exemple.
Il s’occupera de prendre les
présences à l’assemblée générale annuelle, malgré que ce rôle puisse être
partagé avec le secrétaire du Club. Il
distribuera la documentation de l’assemblée générale.
Il s’occupera de l’accueil
des membres lors du souper de fermeture en novembre suite à l’assemblée
générale annuelle. Collectera les
contributions des membres pour le souper.
1re sortie
-
S’assurer
que vous avez tout le matériel nécessaire en magasin pour pourvoir en Crest,
auto-collants, chiffres, bracelets, etc.
-
Préparer
les chiffres et Crest pour remettre à chaque nouveau membre (pour l’ouverture)
et tenir un bilan à cet effet.
-
Préparer
les coupons (250) déjeuner/souper pour l’ouverture. Chaîne téléphonique.
Affaires courantes
1.
Assister
aux réunions prévues par le Président.
Le vendredi :
2.
Installer
la pancarte pour l’accueil sur le terrain de votre unité.
3.
Afficher
la plaque de directrice sur la vitre avant de votre unité.
4.
a)
Avoir en main la liste de présence pour la fin de semaine et faire les
inscriptions dès 16 heures le vendredi.
Indiquer sur la ligne du membre qui s’inscrit le nombre d’adultes (et
d’enfants) et demander s’ils seront présents la semaine suivante en l’indiquant
par « oui » ou par « non » dans la dernière colonne. Faire parvenir la liste des présences au
responsable du Bottin et des statistiques, en format papier ou par courriel.
b) Distribuer le programme remis par
le responsable de la fin de semaine.
c) Distribuer coupons aux membres inscrits lorsqu’il y a
soit souper, dîner ou déjeuner.
5.
Offrir
des friandises sur la table de l’accueil, pour distribution (acheter le
nécessaire, garder les factures pour remboursement : un montant de $200
est alloué pour la saison).
6.
Si un
membre a des invités, les inscrire sur la liste de présence, en indiquant le nombre
d’enfants et d’adultes invités. Donner
un bracelet de couleur pour chaque personne invitée et faire la collecte, soit
$2 par enfant, $10 pour un adulte, $15 par couple ou par famille. Distribuer coupons lorsqu’il y a repas. Se munir d’une petite caisse pour la
cueillette de l’argent.
Le samedi :
7.
Entre
10 h et 12 h : Assurer la
continuité de l’inscription.
8.
Faire
la compilation de chaque colonne de la liste de présence et faire un compte
rendu que vous remettrez au président le dimanche matin.
9.
Faire
une compilation de tous les « oui » des membres qui seront présents
la semaine suivante. Les responsables de la fin de semaine qui suit demandent
combien ont dit « oui » pour leur fin de semaine.
10.
Compléter
la feuille « compte rendu de la fin de semaine » et y inscrire tous
les détails demandés, soit : Nom du camping, Fin de semaine du, Nombre
d’unités, d’adultes, d’enfants, d’invités : Total - et conserver dans un
cahier anneau.
11.
Demander
au responsable de la fin de semaine s’il y a tirage de prix et préparer des
coupons en indiquant le numéro de chaque membre présent, mettre le tout dans
une boîte à cet effet et remettre au président pour le dimanche matin.
À la fin de la saison :
12.
Chaîne
téléphonique : Appeler tous les membres dont vous aurez la liste, pour
prévision des repas/souper pour la fermeture ainsi que pour l’Assemblée
générale.
13.
À
l’Assemblée générale, faire l’inscription des membres sur la liste prévue à cet
effet et prévoir distribution de coupons/souper à remettre à chaque membre
inscrit et collecter l’argent (prévoir caisse pour la cueillette de l’argent).
14.
Préparer coupons de
tirage pour chaque membre qui aura fait 10 sorties et plus avec le Club durant
la saison.
Les enfants dans le Club sont
regroupés en trois unités selon l’âge, soit :
Mousses = 7 ans et moins
Enfants = 8 à 12 ans
Ados = 13 à 17 ans
Il y a un directeur pour chacun
des ces trois groupes.
Le directeur d’un groupe d’enfants
a la responsabilité d’organiser une activité le samedi matin, soit une activité
physique, du bricolage, des sorties en vélo, des visites, excursions, etc…
Aussi, durant la saison
officielle, soit entre l’ouverture et la fermeture officielle, il préparera une
fin de semaine spéciale pour son groupe.
Pour les ados, cela pourra inclure l’organisation d’un feu de camp le vendredi soir, selon la demande et la possibilité d’une telle activité.
Le directeur de la pastorale et
son comité aura la responsabilité de la célébration du culte le dimanche matin.
Il verra à déterminer les fins de
semaine où il y aura une célébration de la liturgie et contactera un prêtre à
cet effet. Il prendra tous les
arrangements avec le prêtre en question et négociera les coûts de sa présence,
en accord avec les limites budgétaires imposées par le comité de direction.
Avec son équipe, il s’occupera de
toute la réparation matérielle pour la célébration du culte. Il verra à trouver les personnes qui
s’occuperont de la chorale, ceux et celles qui distribueront la communion, qui
ramasseront les dons.
Il n’y a plus de budget spécifique
pour la pastorale, maintenant c’est un poste précis inclus dans le budget
général du Club; en conséquence, il remettra la recette de la quête et
demandera au trésorier un chèque au montant prescrit pour défrayer les coûts du
célébrant.
À l’ouverture et à la fermeture
officielle, pour après la célébration dominicale, lui et son équipe
organiseront une petite activité pour les membres du Club, tel qu’un léger
goûter du genre crudités, ou un vin et café d’honneur. De même, comme les autres directeurs, il
prendra sous sa responsabilité l’organisation d’une fin de semaine à thème.
Le
directeur du journal a la responsabilité de la rédaction, l’impression et la
distribution du journal le Plein-Vent trois fois par année financière de même
que pour le Bottin et ce une fois par année.
Avec
l’aide du secrétaire, il tiendra un inventaire des changements dans le Bottin
en ce qui a trait aux données sur les membres afin d’apporter les corrections
dans le Bottin de l’année subséquente.
Il
sera en étroite relation avec le directeur de la publicité afin de faire les
changements appropriés dans le journal et le bottin en ce qui a trait aux
annonces des commanditaires.
Il
y a trois parutions du Plein-Vent durant l’année, voici les dates avec les
détails d’envoie.
|
Volume et numéro |
Mois couverts |
Derniers Articles |
Imprimeur |
Mallé ou remis le… |
|
Vol xx, Num 1 |
Février,
mars, avril, mai |
1
janvier |
15
au 31 janvier |
Mallé
du 1 au 15 février |
|
Vol xx, Num 2 |
Juin,
juillet, août, sept. |
1
mai |
15
mai |
Remis
à l’ouverture; les autres mallés vers le milieu de juin |
|
Vol xx, Num 3 |
Oct.,
nov., déc., janvier |
1
sept. |
15
au 30 sept. |
Dans
le Plein-vent précédent, on donne une date précise pour que les derniers
articles nous parviennent des membres et des directeurs; par exemple, pour le
Numéro 3, on demande que les articles nous arrivent avant le 1er
septembre, on va ensuite porter le CD chez l’imprimeur vers le milieu de
septembre et il nous livre le PV environ 3 jours plus tard.
CD = Il faut faire le PV en Publisher version 2000. Il ne faut pas prendre une version plus récente car l’imprimeur travaille avec 2000.
IMPRIMEUR = Pro-Copies, 330 rue Saint-Rock, en arrière du Palais de Justice de Québec.
FACTURE
= L’Imprimeur nous remet une facture que l’on remet au trésorier et celui-ci
effectuera le paiement. L’imprimeur en
envoie aussi une copie par la poste au trésorier.
COPIES
= il faut faire autant de copies qu’il y a de membres, plus le nombre de
commanditaires qu’il y a dans le PV (compter aussi les membres commanditaires
car il y en a qui veulent recevoir une copie pour le bureau), quelques-uns de
plus pour des nouveaux membres et pour le directeur de la publicité qui en a
besoin pour sa sollicitation. Donc, par
exemple, avec 160 membres, plus 53 commanditaires, on ferait faire 225 copies.
MALLE
= Pour les commanditaires, on malle toujours les PV, peu importe le numéro (1,
2 ou 3). Pour les membres, on malle les
PV Num. 1 et 3; le numéro 2, on le distribue aux membres lors de l’ouverture
officielle sur le camping à l’accueil, puis on continue jusqu’à la mi-juin à en
distribuer lors des autres fins de semaine. Puis vers le 20 juin, on malle la
balance aux membres qui ne l’ont pas encore pris à l’accueil.
Le ou la président (e) doit
écrire à chaque parution du Plein Vent
et dans le Bottin , un message aux membres. Les messages du président(e) peuvent être également être publié
sur le site Internet du club.
Dès que la direction a terminé avec l’adhésion des nouveaux membres et qu’il est confirmé que des anciens membres ne renouvelleront pas, on prépare le bottin pour l’envoyer à l’imprimeur.
On
fait imprimer le Bottin au même endroit que le Plen-Vent
On en fait imprimer pour
que les membres en aient deux chacun et un par commanditaire (uniquement les
commanditaires du Bottin, pas ceux du Plein-Vent) et quelques-uns en surplus au
cas où des membres perdraient le leur ou pour des nouveaux membres.
On n’inscrit pas le prix des terrains dans le Bottin, on les met plutôt sur une feuille séparée avec d’autres détails sur les terrains, qu’on mettra dans une enveloppe que l’on postera aux membres avec leurs Bottins. On n’attend pas de donner les Bottins en même temps que les PV à l’ouverture officielle, on poste les Bottins avant de commencer la saison, donc vers le mois d’avril ou on peut les remettre lors de la cabane à sucre.
Il
est le premier dignitaire et représentant du Club.
Le
Président dirige toutes les assemblées générales et celles du Conseil
d’administration; il est membre d’office ou peut se désigner un représentant du
Conseil d’administration à tous les comités du Club.
En
plus de son droit de vote aux assemblées générales des membres et en cas
d’égalité des voix, le Président a droit à un second vote qui devient
prépondérant.
Le
Président exerce l’autorité et s’acquitte des devoirs que le Conseil
d’administration lui prescrit.
Il
est un leader et en ce sens il ne peut prendre les décisions seules et de
façons unilatérales, ce qui a pour conséquence qu’il dirige le conseil
d’administration afin que les décisions soient prises au vote de la majorité
(50% + 1) des réunions quant il y a quorum (7 administrateurs). Dans des situations urgentes, il prendra ses
décisions après avoir consulté d’autres directeurs présents, idéalement au
moins le vice-président, le secrétaire et le trésorier.
Publicité
Le directeur de la publicité aura
le mandat de voir au maintien des commanditaires actuels du Club, soit les
annonceurs dans le Plein-Vent et le Bottin et ceux qui fournissent des
commandites spéciales lors des fins de semaines.
Il verra aussi au recrutement de
nouveaux commanditaires.
Il sera aussi responsable de tenir
un registre des commanditaires pour savoir qui a payé sa contribution, qui doit
le faire bientôt et le contacter à cet effet et savoir qui est en retard pour
relancer rapidement le responsable chez le commanditaire.
En vertu du règlement # 17.1 et 2
du Club, il est le seul à devoir rester en poste advenant toute situation
particulière.
Il assure la garde des archives du
Club et touts documents légaux comme la constitution et autres enregistrements.
Il se rend régulièrement au bureau
de poste pour récupérer le courrier adressé au casier postal du Club.
Il effectue la correspondance
officielle du Club, au nom de la direction.
Il convoque les réunions, prépare
les ordre-du-jour, prends les minutes lors de la réunion et produit les
compte-rendus qu’il distribue aux membres de la direction dans les deux
semaines suivantes ou lors de la prochaine réunion, selon les vœux du groupe.
Il convoque les membres à
l’assemblée générale annuelle, prépare l’ordre-du-jour de la réunion, demeure à
la table du bureau des élections jusqu’à la présentation du nouveau bureau de
direction. Prépare le compte-rendu de
l’assemblée générale pour le remettre rapidement au nouveau bureau de direction.
Tient le registre des
aspirants-membres, conserve les applications de ces aspirants, détermine leur
numéro de membre lorsqu’ils sont acceptés et leur faire parvenir une lettre
d’acceptation leur précisant leur numéro de membre et leur demandant le montant
à débourser pour devenir membre et la cotisation annuelle.
Il adressera des lettres de
remerciements aux commanditaires pour leur généreuse contribution, plus
particulièrement ceux qui ont contribué directement à une fin de semaine de
l’été.
En vertu du règlement #22.3 du
Club, Le secrétaire doit transmettre à tous les membres, une copie du texte des
amendements proposés aux règlements que le Conseil d’administration leur soumet
pour approbation ou ratification. La
copie du texte doit leur être transmise aux moins dix (10) jours avant la date
de l’assemblée ou sept (7) jours avant l’assemblée générale spéciale, au cours
de laquelle lesdits amendements sont soumis.
Les amendements sont approuvés ou ratifiés par vote majoritaire des
membres présents à moins que la Loi n’exige une majorité plus élevée. (Procès-verbal 2 mai 1990, procès-verbal 2
novembre 2002)
Le directeur des sports a la
charge des activités sportives durant les fins de semaine de l’été, en ce qui a
trait aux adultes, car pour les enfants il y a des directeurs spécifiques
(Mousses, Jeunes et Ados).
Il verra à organiser une activité
sportive le samedi matin obligatoirement et accessoirement le samedi après-midi
et le dimanche matin.
Il planifiera pour qu’à la fin de
la saison, le Club puisse déterminer des champions tels que M. et Mme Pétanque,
M. et Mme Fer, etc….
Il s’assurera de la disponibilité
du matériel de sport dans la remorque du Club et son maintien en bon état; au
besoin il remplacera ou fera réparer le matériel défectueux.
Le directeur du social donnera du
support aux responsables de fin de semaine pour le côté social et
divertissement.
Lorsqu’il n’y a pas de responsable
de fin de semaine, il verra à organiser une activité pour le vendredi soir
comme des jeux de cartes, bingo ou autres et s’assurera qu’il y aura une soupe
ou un café à la fin de la soirée. De
même, s’il n’y a rien de cédulé au programme pour le samedi soir, il verra à
préparer une activité comme un feu de camp par exemple.
Pour les fins de semaine
d’ouverture et de fermeture, il animera les soupers et les soirées.
Lors de la soirée de l’assemblée
générale, de pair avec le président, il organisera la soirée et agira comme
maître de cérémonie durant la soirée.
En dehors de la saison estivale,
il dirigera le bureau de direction dans l’organisation d’activités comme une
soirée de quille par exemple, ou la cabane à sucre.
Le responsable des terrain avec
son équipe s’assurera de la réservation des terrains pour l’été subséquent.
Il établira une cédule des
terrains pour la prochaine saison de camping et rencontrera les propriétaires
ou responsables des terrains de camping pour la signature des contrats avec
ceux-ci. Les contrats contiendront
toutes l’information nécessaire sur les divers prix, la gratuité d’un terrain
pour le président et possiblement un deuxième pour le responsable de la fin de
semaine.
Il aura toujours en main lors de
sa présence les fins de semaine, le dossier des contrats des terrains de
camping pour la saison actuelle. C’est
lui qui rencontrera le propriétaire ou son responsable pour toutes questions en
regard du contrat avec le terrain.
Après son élection au conseil d’administration, il verra à se rendre à la banque avec une résolution du nouveau CA pour faire les changements de signatures et administrateurs du Club de Camping.
Il complétera à chaque année la déclaration provinciales des entreprises.
Il fera rapidement les dépôts de commandites, de cotisations et tout autre revenu dans le compte avec opérations et/ou placement.
À chacun des responsable de fin de semaine, il faut remettre une feuille « aide-mémoire » pour aider ceux-ci à ne rien oublier dans la préparation de leur fin de semaine.
Il faut aussi remettre aux responsables de fin de semaine, une feuille de contrôle financier afin qu’ils puissent bien reporter tous les revenus et toutes les dépenses de leur fin de semaine.
Il révisera les bilans de fin de semaine et s’il décèle des anomalies, il en parlera au responsable de la fin de semaine ou avec le président au besoin, pour qu’ensemble ils prennent les mesures qui pourraient s’imposer.
Il assurera le contrôle des cotisations et contactera les retardataires pour connaître leur position. Il déposera rapidement les cotisations que le Club recevra.
Il s’assurera de la réception des commandites et contactera le responsable de la publicité pour l’aviser des retards ou autres anomalies.
Il complétera au fur et à mesure, SANS DÉLAIS, tous les tableaux en détails du fichier Excel qui contient le :
q Grand livre
q État des revenus et dépenses
q Bilan
q Activités
Une fois son mandat complété
ou lorsqu’il désire remettre sa démission, avant que celle-ci ne soit acceptée,
le trésorier doit faire vérifier ses livres comptables et remettre sans délai
au Conseil d’administration tous les livres, documents, argents, valeurs qu’il
a en sa possession appartenant au Club. (Procès-verbal
2 mai 1990)
Il lui appartient
d’approuver les dépenses et de signer ou contresigner les chèques du Club avec
le Président, le secrétaire ou le premier vice-président et de déposer dans une
institution financière déterminée par le Conseil d’administration, les deniers
du Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)
Une fois son mandat complété ou lorsqu’il désire remettre sa démission, avant que celle-ci ne soit acceptée, le trésorier doit faire vérifier ses livres comptables et remettre sans délai au Conseil d’administration tous les livres, documents, argents, valeurs qu’il a en sa possession appartenant au Club. (Procès-verbal 2 mai 1990)
À chaque assemblée générale annuelle, sont nommés trois vérificateurs
pour l’année qui débutera.
VICE-PRÉSIDENT
En
l’absence du Président, le premier vice-président exerce ses pouvoirs et le
remplace dans ses fonctions. En
l’absence du Président et du premier vice-président, les pouvoirs et l’autorité
de ces derniers sont dévolus au second vice-président.
RÉUNIONS DU
CONSEIL D’ADMINISTRATION
Il est fortement
recommandé que les directeurs (trices) puissent être tous présents aux réunions; ces derniers représentent les
membres du club et on s’assure ainsi d’une meilleure représentativité de tous
les membres et que l’information circule au sein de tout le conseil
d’administration, non pas uniquement pour un comité exécutif.
Cette cédule des réunions
n’est qu’une recommandation, la direction tiendra des réunions aux moments qui
lui conviendra et en fera ad-hoc au besoin.
Le comité de direction
devra prendre les décisions suivantes lors de sa première réunion, à savoir que
le directeur(trice) peut ou non être accompagné de sa conjoint(e) aux réunions,
cependant, seul le membre élu(e) aura droit de vote. De même, le comité de direction décidera à sa première réunion
que lorsqu’un(e) directeur(trice) ne peut être présent(e) à une réunion, le
conjoint(e) peut assister à la réunion à sa place, et déterminer s’il aura la
possibilité de voter ou non.
Les renseignements qui sont soulignés doivent être abordés à toutes les réunions.
1ère réunion du Conseil
d’administration
(Normalement dans les semaines qui suivent
l’assemblée générale de novembre)
q
Mot de bienvenue du président (e)
q
Lecture et adoption de l’ordre du jour
(pour celle-ci et adoption d’un modèle pour les suivantes)
q
Remise des documents du CCCQ (liste téléphonique temporaire,
aide-mémoire pour les organisateurs de fin de semaine, formule d’adhésion)
q
Attentes des directeurs (trices) et du président (e) pour l’année
q
Élections du 1er et 2ième vice-président (e); à la
discrétion du président, ils peuvent être choisis d’avance
q
Thème pour la saison (musiques,
chansons populaires, slogan, thème…)
q
Transfert des signatures. Une date doit être déterminée avec le
trésorier et le 1 er vice-président. (Banque de Montréal aux Galeries Duplessis
à Ste-Foy)
q
Case postale, remettre les clés
à la secrétaire et à un autre directeur
q
Poste (s) vacant (s), décisions à prendre s’il y a lieu
q
Prévoir un texte pour le Plein-Vent, pour chacun des directeurs qui le
désirent et ne pas oublier le mot du président. Déterminer une date de tombé (voir à la fin du texte pour des
détails sur la préparation du Plein-Vent.
q
Vérification pour les assurances, communiquer avec la compagnie pour le
changement du responsable au contrat. C’est le nom du président qui doit
figurer sur le contrat.
q
Planification du choix des fins de semaine (exception pour certains
directeurs qui ne peuvent prendre de fins de semaine).
q
Fin de semaine spéciale à prévoir, budget, responsables (comme le 50ième
anniversaire du Club par exemple, ou la fin de semaine des aînés)
q
Faire une prévision des Budgets alloués aux directeurs (mousses, jeunes,
ados, accueil, pastorale, sports, artisanat …)
q
Faire une prévision des Budgets alloués pour les fins de semaine
régulières
q
Prévoir le message (critères) pour la
soumission du transport de la remorque dans le prochain Plein-Vent
q
Avoir un aperçu des renouvellements des membres (cotisation) par le
trésorier
q
Prévoir une date pour un souper
pour les directeurs, à la discrétion de chaque conseil (le Club donne 40.$ par
couple, soit 20.$ pour le directeur et 20.$ pour le conjoint).
q
Prévoir les activités spéciales
pour l’hiver (soirée de quilles, de pétanque, carnaval, cabane à sucre, joutes
des Remparts, ski, patins, etc…) et nommer des responsables à ces activités et
mettre des messages dans le Plein-Vent pour les annoncer.
q
Cartes des membres à prévoir avec Robert Noël ou entreprise
q
Récupérer et commander les cartons plastifiés de titre de directeur pour
afficher dans les unités et les remettre aux nouveaux directeurs.
q
S’assurer de l’inventaire des chiffres et des crests du Club
(collants), afin de s’assurer qu’il y en a assez pour faire les plaques pour
les nouveaux membres et leur en remettre un (Crest et chiffres) pour qu’ils
puissent les afficher sur leur unité.
q
En l’absence du Président les fins de semaine, déterminer une procédure
à suivre
q
Une demande aux membres du comité, d’avoir une photo de chacun des
membres afin de mettre sur le site du CCCQ, à la discrétion pour chacune des
personnes
q
Présenter l’entrepôt Presto pour des achats économiques. Il n’est plus obligatoire d’avoir un numéro
de membre, le grand public peut y aller.
q
Déterminer si aux réunions de direction le conjoint(e) peut accompagner
le directeur(trice)
q
Déterminer si en l’absence du directeur, le conjoint(e) peur le
remplacer à une réunion et s’il aura droit de vote.
q
Fonctionnement du CCCQ
-
chapiteau
-
machine à jus
-
remorque
-
terrains fournis
-
programme de la fin de semaine à remettre la semaine précédente au
directeur de l’accueil. Si le directeur ou le responsable de la fin de semaine croit
qu’il arrivera plus tard que 16h00
-
Quoi faire en cas d’absence d’un directeur une fin de semaine
q
Céduler une date pour la prochaine rencontre
2e réunion du Conseil
d’administration
(début janvier)
q
Lecture et adoption
du procès-verbal de la réunion précédente
q
Suivi des points
discutés des rencontres précédentes
q
Discussion entourant
des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q
Thèmes des fins de
semaines de la saison
q
Vérification du Bottin
de l’année précédente correction, modifications, ajouts
q
Réservation de la salle
pour l’Assemblée générale au mois de novembre
q
Questionnements en
conseil s’il y a lieu de nommer un couple comme membre honoraire
q
Déterminer l’allocation budgétaire pour les fins de semaine régulières
(en saison et hors-saison)
q
Demande dans le
Plein-Vent et sur le web du Club pour être porteur du drapeau lors de la
bénédiction des véhicules la première fin de semaine du mois de mai à Ste-Anne
de Beaupré, pour la fin de semaine organisée par la FQCC. La FQCC communique avec le président du CCCQ
deux semaines avant pour connaître le nom du membre
q
Demande soumission pour
le transport de la remorque, dans le Plein-Vent qu’on envoie chez l’imprimeur
en janvier.
3e réunion du Conseil
d’administration
(mi-février)
q
Lecture et adoption
du procès-verbal de la réunion précédente
q
Suivi des
points discutés des rencontres précédentes
q
Discussion entourant
des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q
Liste des membres ayant quitté le club
q
Profil des nouveaux membres (secrétaire ou
président)
q
Remise des listes téléphoniques à chaque
directeur (directeur du Plein-vent)
q
Finances et budgets alloués aux directeurs
(trésorier)
q
Début des discussions
pour l’Ouverture,(traiteur, activités spéciales, …)
q
Prévoir de faire les
plaques d’identification des nouveaux membres
q
Céduler une date pour la prochaine rencontre
4e réunion du Conseil
d’administration
(mi-mars)
q
Lecture et adoption
du procès-verbal de la réunion précédente
q
Suivi : des
points discutés des rencontres précédentes
q
Discussion entourant
des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q
suivi de la soumission
du Nomade pour son transport durant l’été
q
S’assurer d’avoir reçu
la liste des prix des terrains de camping, l’insérer dans le Bottin, feuille
indépendante, jamais inscrire dans le Plein-Vent et prévoir la date de postage
du Bottin aux membres
q
Céduler une date pour la prochaine rencontre
5e réunion du Conseil
d’administration
(mi-avril)
q
Lecture et adoption
du procès-verbal de la réunion précédente
q
Suivi : des
points discutés des rencontres précédentes
q
Discussion entourant
des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q
Planification de l’Ouverture
Øachat de la bière, liqueurs et
verres
Øaccueil (vin, punch, verres…)
Øactivités du vendredi soir
Øsoupes du vendredi soir
Ødéjeuner du samedi matin
Øactivités, sports
Øateliers dans l’après-midi
Øbar de l’après-midi lors de la
présentation des nouveaux membres
Øprésentation de la direction et
des nouveaux membres (initiation)
Øcocktail du dimanche midi
(pastorale)
Øsouper (organisation)
ØTraiteur (Planifier les choix des
trois traiteurs = ouverture, fermeture, assemblée)
Øgâteaux
Øresponsable du bar de la soirée
Øinitiation ou non des nouveaux
membres
Ømusique et animation au souper et
durant la soirée
Ømesse du dimanche
Øqui fait le programme
q
Une date doit être déterminée afin de faire la chaîne
téléphonique pour l’Ouverture
q
Céduler une date pour la prochaine rencontre
6e réunion du Conseil
d’administration
(mi-juillet)
q
Lecture et adoption
du procès-verbal de la réunion précédente
q
Suivi : des points
discutés des rencontres précédentes
q
Discussion entourant
des demandes particulières faites par des membres, s’il y a lieu
q
Finances jusqu’à
présent
q
Publicités jusqu’à
présent
q
Date de tombé du
prochain Plein-Vent
q
Préparation pour la
fermeture, se référer à l’Ouverture
q
Bilan des directeurs
jusqu’à présent
q
Une date doit être
déterminée afin de faire la chaîne téléphonique pour la fermeture
q
Céduler une date pour la prochaine rencontre
7e réunion du Conseil
d’administration (dernière)
(mi-septembre)
q
Prévoir le remisage de la remorque pour
l’hiver
q
Assemblée générale et soirée de
fermeture
o
Remise des bilans financiers à l’accueil ????
o
permis de boisson (prévoir 2 semaines à
l’avance par courrier)
o
photocopies (ordre du jour, bilan financier et
vérificateur)
o
responsable de la mise en place de la salle
o
traiteur (dans la mesure du possible
encourager un traiteur différent)
o
accueil (coupons pour le souper)
o
bar et vente de coupons
o
orchestre, disco
o fleurs ou souvenirs (aux conjoint(e)s des président(e)s sortant et nouvellement élu
o Cadeau pour le président sortant ????
o
bières, liqueurs, verres et chips
q
Bilan de la saison
q
Prévoir un mot des
directeurs de la saison actuelle dans le Plein-Vent et date de tombée
q
Une date doit être
déterminée afin de faire la chaîne téléphonique pour le repas de la soirée de
fermeture du mois de novembre
q
Planifier un souper de
la direction sortante, aux frais de chacun, un des samedi après l’assemblée
générale, ou ce peut-être un brunch le dimanche matin (ou tout autre forme qui
fera la joie du groupe)
q
Recommandation (s) s’il y a lieu à l’équipe suivante
Après la dernière réunion,
préparation de l’assemblée annuelle en compagnie du trésorier et de la
secrétaire ou tout autre membre du conseil si une situation est pertinente.
Avant l’assemblée générale
q Avant
l’assemblée générale, il est souhaitable que le président sortant
remettre à une personne qui se propose au sein du prochain comité
d’administrateur, la chaîne téléphonique temporaire afin que ce dernier puisse
la remettre aux directeurs lors de l’assemblée annuelle.
q On remettra aussi à la nouvelle direction, avant
l’assemblée générale et la soirée de fermeture, une copie des terrains de
camping que le club visitera l’été suivante, afin que les directeurs puissent
avoir le temps et le privilège de choisir en premier les fins de semaine où
chaque directeur veut faire sa fin de semaine; par la suite, on affichera un
tableau des fins de semaine lors de la soirée de fermeture en novembre, afin
que les membres puissent prendre les fins de semaine qui sont encore libres.
Ce
qui suit se veut un petit guide pour le président et le secrétaire sur la façon
de conduire l’assemblée générale annuelle
CONDUITE
DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
- Ouverture
de l’assemblée
Le président demande l’attention pour débuter l’assemblée
- Constatation
de la régularité du quorum
Avec la liste des présences tenue par la secrétaire, le président constate qu’il y a quorum ((20% (1/5) du total des membres)) et qu’on peut débuter l’assemblée
- Mot
de bienvenue du président
Le président souhaite la bienvenue aux membres présents et le cas échéant, demandera un moment de silence à la mémoire des membres ou leurs proches décédés au cours de l’année terminée
- Lecture
et adoption de l’ordre du jour
- Le secrétaire lit l’ordre du jour
- On demande s’il y a des sujets à ajouter (c’est à ce moment que c’est le temps d’ajouter des sujets au varia)
- Adoption = Proposeur + Secondeur - Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Procès
verbal
- Le secrétaire lit le procès verbal de l’an passé
- Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Rapport
du président
- Remerciements
- Réalisations et évènements
- Présentation
et adoption des États financiers
- Trésorier présente états
- Questions
- Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Ratifications
des actes des administrateurs
a. Proposé aux membres qu’on ratifie les actes et décisions prises par le conseil d’administration de l’année terminée
- Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Étude
et adoption des modifications réglementaires s’il en est
- On entend les demandes de modifications
- Permet discussions en donnant une limite
- Proposition de modifications faite par un membre
- Vote sur la proposition
- Adoption = Proposeur + Secondeur – Accepté à l’unanimité ou majoritairement
- Varia
On traite des sujets ajoutés au point 4.b dans le même ordre qu’ils ont été inscrits à ce moment
- Nomination
des vérificateurs
- Président demande si les vérificateurs de l’an dernier veulent conserver le poste
- Président demande proposeur et secondeur pour des noms
- On demande au nom proposé et secondé s’il accepte
- On se rend jusqu’à ce qu’il y en ait trois qui aient accepté
- On annonce que le comité sera formé de…(nommer les 3 personnes)
- Président
d’élection et 2 scrutateurs
- Le président demande à l’assemblée si quelqu’un veut agir à titre de président d’élection, si quelqu’un se manifeste alors il demande un Proposeur et Secondeur pour nommer cette personne à agir comme président d’élection . Si personne ne se manifeste, alors il demandera à l’assemblée de proposé des personnes et à chacune des personnes désignées il demandera s’il accepte ou non jusqu’à ce qu’il y en ait un qui accepte, il demandera alors un secondeur pour nommer cette personne à agir comme président d’élection.
- Fait de même pour deux scrutateurs
- Dissolution
partielle du conseil d’administration
- Un proposeur et un secondeur pour la dissolution partielle
- On annonce ensuite que le conseil d’administration est partiellement dissous
- Le conseil quitte alors la table sauf le secrétaire qui continue à prendre des notes pour faire le procès-verbal de l’assemblée et qui est la seule personne en vertu des règlements du club qui doit rester en fonction tant que le nouveau bureau de direction n’est pas constitué.
- Présentation
des mises en candidature par le président d’élection
- Vérifie s’il y a des directeurs qui demeurent en place et dans quel poste
- Détermine les postes vacants
- Vérifie les formules de mise en candidature
- Élection
des futurs administrateurs
- Demande à chacune des membres mis en candidature s’il accepte
- Détermine finalement les postes vacants et tente de les faire combler en demandant des proposeurs et secondeurs de noms et s’il y en a, il demande à la personne proposée si elle accepte
- Le président termine l’élection en demandant au nouveau conseil de se réunir quelques instants et demande un retour de tous dans 5 ou 10 minutes
- Nouveau
conseil d’administration
Le président des élections présente le nouveau président du CA et celui-ci présente son nouveau bureau de direction incluant le comité des terrains
- Clôture
de l’assemblée générale
Un proposeur et un secondeur pour
proposer la levée de l’assemblée